10 razones para aplicar la simplicidad en el trabajo

En muchas ocasiones presuponemos que algo complejo tiene más mérito que algo simple porque creemos que requiere más esfuerzo. Sin embargo, como señala Dee Hock, fundador de Visa, la simplicidad en el trabajo da lugar a un comportamiento inteligente y complejo, mientras que las reglas y normas complejas dan lugar a un comportamiento simple y estúpido.

A pesar de ello, solo uno de cada cinco empleados encuentra su lugar de trabajo realmente simple, según el estudio The World’s Simplest Brands 2018-2019, de Siegel+Gale. Así, si para ir de Barcelona a Santiago de Compostela nos parecería absurdo pasar por Cádiz sin que exista motivo que lo justifique, ¿por qué no aplicamos esta idea en las organizaciones? Como expresó acertadamente Leonardo da Vinci la simplicidad es la máxima sofisticación.

¿Qué es la simplicidad en el trabajo?

La simplicidad en el trabajo, según expone Victoria Vesella en el artículo Simplicity in Business: To Be Simple Is To Be Focused, consiste en “seguir procesos simplificados que, no solo han sido bien diseñados, sino que también se mantienen regularmente”. De este modo, la compañía se asegura de que no malgasta tiempo ni energía en otra cosa que no sea desarrollar el negocio.

Por su parte, Ken Segall, creativo de Apple y autor de Think Simple: How Smart Leaders Defeat Complexity, se refiere a la simplicidad en el trabajo como “aquello con lo que los seres humanos se sienten instintivamente cómodos; es equivalente a claridad, evidencia y ausencia de confusión; se trata de una cosa que es fácil de recordar y difícil de olvidar”. Para muestra, su ipod, un dispositivo que, con un solo botón, arrasó en el mercado.
Y es que la excelencia en la empresa no se consigue cuando no tenemos nada más que añadir, sino cuando no tenemos nada más que eliminar, por lo que el auténtico reto es asumir que la simplicidad en el trabajo es realmente más difícil de lograr que la complejidad. “Es necesario destacar que hacer las cosas simples no significa que se hagan fáciles. Se trata más bien de encontrar la mejor manera de llevar a cabo un proyecto, modelo de negocio o proceso que facilite las cosas tanto para el cliente como para la organización”, añade Daniel Guzmán en El difícil arte de la simplicidad.

¿Por qué aplicar la simplicidad en el trabajo?

Por tanto, la simplicidad en el trabajo es el reto a conseguir por los directivos, dada la gran cantidad de ventajas que aporta para la empresa y el capital humano. “Cada generación de líderes piensa que enfrenta un nuevo conjunto de desafíos que requieren nuevos modelos de liderazgo, pero ser un administrador eficaz no se trata de dominar métodos misteriosos y complicados, sino de hacer esta tarea simple y seguir ideas previas, probadas e incluso obvias”, argumenta Sarah Green Carmichael en Keep It Simple.
¿Cómo puede ayudar esta simplificación a las empresas? Estos son los principales beneficios de la simplicidad en el trabajo:

1. Claridad. Cuando conseguimos simplificar cualquier aspecto relacionado con la empresa, somos capaces de comprenderlo, es decir, sabemos qué hay que hacer, con qué finalidad y a través de qué proceso. Ya lo decía Einstein: “si no lo puedes explicar de forma sencilla, es que no lo has entendido bien”. “Eso no quiere decir que un buen gerente no debería tener un conocimiento profundo de su propio negocio o sentirse cómodo con métodos cuantitativos sólidos o estar abierto a las innovaciones, pero la administración efectiva tiene algunos fundamentos bastantes simples en su núcleo”, comenta Victor Lipman en Management Tip: The Benefits Of Simplicity.
2. Comunicación. Teniendo en cuenta que el 60% de los problemas que puede tener una compañía surgen por una mala comunicación, según Peter Drucker, trabajar la simplicidad dentro de la empresa favorece el flujo de información entre los equipos, reduciendo el riesgo de malentendidos o falta de compresión por parte del personal.
3. Enfoque. La simplicidad en el trabajo también evita las distracciones, contribuyendo a mantenernos enfocados en las metas realmente relevantes. Para Steve Jobs “tener foco y buscar lo simple” se convirtió –como admitió el empresario- en uno de sus mantras, una filosofía con la que se pueden “mover montañas”. “Por sí mismo, permanecer concentrado genera más producción con menos esfuerzo y tiempo”, asegura Oliver Araujo en Los beneficios de la simplicidad en la productividad.
4. Eficacia. Incorporar la simplicidad en el trabajo y crear una oficina ‘esbelta’ mediante la metodología Lean permite reducir los errores en un 90% y reducir los tiempos de ejecución en un 50%, según la Fundación Empresa de la Universidad Gallega (Feuga).
5. Innovación. Al buscar la sencillez, eliminamos lo superfluo, consiguiendo generar innovaciones realmente disruptivas. Como sostiene Tom Kelley, autor de The art of innovation, “a veces, cuando hablamos de innovación, menos es más”.
6. Satisfacción laboral. Los entornos laborales complejos son un caldo de cultivo propicio para la aparición de estrés, frustración e infelicidad para los equipos. En cambio, la simplicidad en el trabajo ayuda a que las personas puedan centrarse en objetivos claros y lograr más avances en sus carreras, impulsando la satisfacción laboral.
7. Talento. En consecuencia, las empresas que apuestan por la simplicidad en el trabajo tienen más probabilidades de que sus trabajadores las recomienden, reforzando la captación y retención del talento. De hecho, según el estudio de Siegel+Gal, el 65% de los empleados de estas compañías recomendarían su organización a otros profesionales y el 84% de los trabajadores prevé permanecer dentro de la plantilla.
8. Seguridad. El hecho de facilitar la comprensión también se traduce en una mayor sensación de seguridad. Por ejemplo, los estudios han demostrado que las palabras complejas generan más rechazo que las simples: así, un juego llamado Chunta se percibía como más seguro que otro denominado Vaiveahtoishi, según evidenció el trabajo If It’s Difficult to Pronounce, It Must Be Risky: Fluency, Familiarity, and Risk Perception, de Hyunjin Song y Norbert Schwarz Song; y las acciones de empresas con códigos pronunciables –como GOOG, de Google- daban un beneficio un 10% mayor en solo un día que las procedentes de compañías con siglas complejas en el mercado de valores, según la investigación Predicting short-term stock fluctuations by using processing fluency, de Adam L. Alter y Daniel M. Oppenheimer.
9. Fidelidad del cliente. La simplicidad también seduce a los consumidores. Según el estudio de Pat Spenner y Karen Freeman To Keep Your Customers, Keep It Simple, un proceso de compra y postventa sencillo es clave para mantener a los clientes. Así, las compañías que son percibidas como más simples tienen un 9% más de éxito en la fidelización de clientes y un 115% más de recomendaciones a otros consumidores. En el mismo sentido, Alejandro Llantada, en El libro negro de la persuasión, demostró que los artículos con una letra fácil de leer duplicaba el número de personas que los comprarían frente a productos con fuentes más ilegibles.
10. Crecimiento. Asimismo, la simplicidad en el trabajo también conlleva una mejora de los resultados empresariales. En concreto, la consultora Bain&Company, en Growth Through Simplicity: How the Best Consumer Goods Players Are Getting Bigger by Getting Smaller, afirma que las propuestas simples reducen los costes de distribución, aportan mayor agilidad y flexibilidad organizativa y producen mayor rentabilidad a las empresas.Es más, Siegel+Gal cifran en 98 billones de dólares el coste que supone para las compañías el hecho de no simplificar.

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