Trabajadores que se coordinan entre sí desde distintas sedes, colaboradores externos que forman parte de un proyecto, empleados con horarios dispares o profesionales que alternan trabajo presencial con teletrabajo. Los equipos de las empresas son cada vez más heterogéneos, por lo que las compañías deben facilitar conversaciones de grupo que superen estas barreras físicas y temporales.
A nivel corporativo, “comunicar no es una opción, sino una obligación”, señala Sergio Fernández López en Cómo gestionar la comunicación: en organizaciones públicas y no lucrativas, pues la comunicación interna actúa como transmisora de la cultura empresarial, como fuente de motivación del personal y como facilitadora del trabajo en equipo y resolución de conflictos. “Una comunicación eficaz entre los miembros de un grupo de trabajo será fundamental para hacer frente con mayor solvencia a las situaciones críticas y encontrar soluciones más adecuadas, permitiendo el traspaso de experiencias, habilidades, capacidades y puntos de vistas diversos”, sostiene Francisco Ruiz en el artículo La comunicación, clave en el trabajo en equipo.
Pero, ¿cómo pueden las compañías facilitar las conversaciones de grupo en estas nuevas estructuras empresariales? Afortunadamente, las nuevas tecnologías permiten a las organizaciones contar con diferentes herramientas de comunicación corporativa:
- Slack: Una de las aplicaciones más conocidas a nivel empresarial es Slack, una plataforma de chat que permite unificar todos los mensajes y archivos en un mismo lugar, ahorrando tiempo e incentivando la colaboración entre los compañeros. Las conversaciones se organizan en canales, que pueden ordenarse por equipo, proyecto, cliente o según las necesidades de tu organización y, en cada uno, pueden unirse o salir los diferentes participantes o elaborar hilos sobre un asunto específico. Asimismo, la app incluye la opción de llamadas de voz o de vídeo, compartir la pantalla, adjuntar archivos e integrar más de 1.500 aplicaciones para no perder tiempo mientras se pasa de una pestaña a otra.
- Flowdock. Esta herramienta tiene un funcionamiento muy similar a la anterior, pero en lugar de canales, se estructura en flujos (flows). Por lo demás, también permite tener diálogos privados o en grupo, realizar hilos sobre un tema concreto, compartir documentos, buscar palabras o personalizar los utensilios que cada usuario emplea con más asiduidad.
- Bitrix. Este software intregra, dentro de una misma interfaz, intranet, chats individuales o grupales, videoconferencias, calendarios compartidos, notificaciones obligatorias, espacios de trabajo, documentos, organización de tareas y herramientas de comunicación interna. Lo mejor de esta app es que, además de facilitar conversaciones de grupo, incorpora un paquete completo de herramientas para el trabajo en equipo, como un sistema de gestión de Recursos Humanos, almacenamiento en la nube o un administrador de proyectos con modelos de Kabam y diagramas de Gantt.
- ChatWork. Este programa informático pretende agilizar el trabajo reunificando en una sola aplicación toda la información que maneja el equipo: emails, documentos, administración de tareas, agenda de contactos, reuniones… Toda esta información fluye a través de la app, lo que permite facilitar las conversaciones de grupo con una sólida apuesta por la seguridad, almacenando los datos del negocio mediante cifrado de 256 bits.
- Skype. Aunque su uso está extendido a nivel doméstico, esta popular herramienta de videollamada es también muy útil para facilitar conversaciones de grupo ‘cara a cara’, especialmente cuando son con colaboradores externos con los que el equipo no tiene un contacto constante y, por tanto, prefiere no incorporarlo a chats de grupo. Entre sus características encontramos vídeo llamadas de hasta 25 participantes, alta definición de las grabaciones, la posibilidad de incluir subtítulos durante las charlas, la grabación de llamadas o la opción de compartir pantalla.
Ahora bien, estas herramientas son solo los canales a través de los que facilitar las conversaciones de grupo dentro de la empresa. Para que la comunicación interna sea realmente eficaz, es importante aprender a gestionar los objetivos, valores y contenidos de dicha transmisión de información. Con el taller Cómo mejorar la comunicación interna de las empresas del Grupo P&A los jefes de equipo pueden descubrir todo lo relativo a esta materia. Informate de nuevas fechas de realización.
