Reuniones de negocios. Hay demasiadas que nos ocupan una gran cantidad de tiempo; muchas de ellas no tienen un objetivo claro o están mal dirigidas con lo que no se logra otra cosa que una gran pérdida de tiempo y productividad.
Exponemos aquí unas simples reglas para efectuar reuniones breves y al grano.
1. Todas las reuniones deben tener un objetivo concreto y medible.
La única razón para tener una reunión es para discutir un tema y llegar a una decisión acerca de los próximos pasos. Si esto no se puede determinar, no efectúe la reunión.
2. Todas las reuniones deben tener un orden del día.
El orden del día debe tener una meta y estar seguida por unas (no más de 7) preguntas que se muevan alrededor del tema general.
3. Las reuniones no deben durar más de una hora.
Una hora es tiempo suficiente y justo para que la gente pueda centrarse en un solo tema; por ello la mayoría de clases universitarias no duran más de una hora. Esta regla es fácil de usar si usted sigue las otras reglas.
4. Todo lo necesario estará disponible y preparado un día antes.
Es de suponer que todo el mundo que asista a la reunión habrá podido acceder a todo lo necesario antes de la reunión, por lo que no habrá razón para no absorber y desarrollar la reunión rápidamente.
5. Los recién llegados no se le informará de lo que se ha dicho.
Es de mala educación obligar a los asistentes a la reunión a dar marcha atrás sobre lo ya realizado. Si el recién llegado es alguien absolutamente imprescindible en la reunión o en la toma de decisiones es mejor posponer la reunión.
6. No habrá smartphones / tabletas / portátiles.
Esta norma establece un incentivo enorme a todo el mundo para concluir la reunión rápidamente. ¿ Necesitan tomar notas? Usen de papel y lápiz.
7. No habrá presentaciones formales.
Si el propósito de la reunión es discutir la información que está en una presentación; la presentación (con notas) debe ser distribuido y leído previamente.
8. Los resultados de la reunión serán documentados y distribuidos.
El objetivo de este punto es poder medir los objetivos alcanzados
Si usted cree que estas reglas no son prácticas, le emplazamos a probarlas durante dos semanas. Rompa con la adicción a las reuniones sin sentido y crea que se sorprenderá de la cantidad de trabajo real que puede llegar a hacer
Si usted piensa que las reglas anteriores no son prácticos, probarlos durante dos semanas. Romper con su adicción a las reuniones sin sentido y usted se sorprenderá de la cantidad de trabajo real se hace.
Este es un artículo traducido libremente de inc.com
