La organización del personal se ha simplificado cada vez más en los últimos años gracias a la entrada de recursos tecnológicos en las empresas. Lo que décadas atrás necesitaba de montañas de papeles, ficheros y demás recursos impresos, ahora se ha simplificado para funcionar a través de sencillos programas de gestión con software. Es parte de los beneficios que las empresas tenemos en tiempos actuales y de lo cual podemos sacar partido para disfrutar de un mejor rendimiento. Una compañía que organiza bien a sus empleados es una compañía que es capaz de alcanzar sus mayores niveles de efectividad en todos los sentidos. Sin organizar bien al personal lo que ocurrirá es que se desaprovecharán oportunidades de éxito.
A continuación vamos a tener en cuenta algunas de las recomendaciones principales que podemos aprovechar para disfrutar de una correcta organización del equipo. Cada una nos aporta un punto de vista favorable para que nuestra empresa rinda de forma más adecuada.
Trello, para comenzar el día
Lo primero que hacen ya muchos líderes cuando llegan a su puesto de trabajo, a ser posible entrando en la oficina un buen rato antes de su equipo, es organizar el día. Se ocupan de organizar al personal por medio del establecimiento de proyectos de trabajo, repartiendo tareas y asegurándose de que el día será bien aprovechado por todos. Es necesario tener consciencia sobre el tiempo que requiere cada tarea, sobre las habilidades de cada uno de los empleados y sobre las prioridades de la empresa.
Para sacar adelante este trabajo se utilizan herramientas como Trello, un sistema de administración de tareas y proyectos que es muy fácil de utilizar. Dispone de un sistema simplificado basado en columnas con accesos privados y personales para que cada empleado tenga acceso solo a lo que necesita. Una de sus ventajas es que se permiten establecer plazos de entrega e incluso estar al día en tiempo real del trabajo que se está realizando. Hay un compendio de etiquetas, listas de tareas pendientes, subida de imágenes o enlaces compartidos que ayudan a que todo se genere alrededor de los proyectos de Trello. Como herramienta de organización es una de las más utilizadas y una de las más imprescindibles para cualquier empresa.
Nimble, contactos al detalle
Tan importante como repartir tareas es disponer de una agenda de contactos bien organizada con toda la información personal que necesitamos administrar del equipo o de los clientes. Si estamos al frente de un amplio equipo en puede llegar a ser complicado llevar un seguimiento de todos los perfiles, por lo que necesitamos un software que nos ayude en este sentido. La mejor opción en la cual podemos confiar es Nimble, que nos asegura que tendremos disponible la información de gestión de la empresa en cualquier momento. Entre sus funciones se incluye un registro de calendario y los contactos al completo con anotaciones, así que si en algún momento dado tenemos una duda con un miembro del equipo, solo tendremos que recurrir a su perfil en Nimble para saber qué nos estamos perdiendo.
Hubgets, la mejor comunicación
Herramientas como Trello vienen bien para hacer una comunicación ligera con los miembros del personal, pero vamos a necesitar un sistema mucho más sólido para el resto de la jornada. Lo más interesante de Hubgets es que nos proporciona un centro a modo de hub en el cual se reúne toda la comunicación que se gestione alrededor de nuestra empresa. Esto significa ahorrar muchísimo tiempo y esfuerzo, dado que todo estará concentrado en un mismo lugar sin problemas. La herramienta puede ser utilizada por todos los miembros del equipo y activa de manera instantánea cualquier tipo de comunicación en la cual estemos interesados. Nos podemos limitar al texto, pero también es posible ir un poco más allá a través de la voz o pasar al contacto más directo mediante la videollamada. Dicen los creadores del servicio que ellos garantizan que por fin nos olvidaremos del síndrome de la bandeja de entrada, haciendo referencia a cómo es frecuente que el correo se nos llene de mensajes a los que no terminamos de dar salida y que perduran durante meses.
Estas tres recomendaciones son un ejemplo del tipo de herramienta que nos ayudará a organizar al personal y que proporcionará beneficios extra a la empresa, como un aumento de la productividad, de la eficiencia en las tareas e incluso de la satisfacción de los empleados. Si no las utilizamos aún, sería buena idea que les echáramos un vistazo por si ver si se trata de lo que estamos buscando.
