Curioso concepto el del tiempo. Su relatividad permite que las horas se conviertan en años y las décadas en apenas un instante. De ahí el valor de una correcta gestión del tiempo en la empresa, permitiendo que este incalculable recurso sea aprovechado al máximo por los profesionales. Pero, ¿realmente crees que sabes emplear la jornada laboral de forma eficiente?
“Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas.” Lord Chesterfield
Elaborar listas de tareas pendientes, fijar plazos de entrega lo más ajustados posibles, emplear las horas de mayor concentración para estudiar los temas más importantes… Existen numerosas técnicas sobre gestión del tiempo, no exentas en ocasiones de una errónea aplicación práctica.
¿Cuáles son los mitos más habituales sobre gestión del tiempo?
La velocidad, aliada de la eficacia
Con las agendas plagas de reuniones, fechas de entrega y tareas pendientes, los directivos pueden caer en el error de tratar de aliviar la carga de trabajo realizando el trabajo lo más rápido posible. “Cuanto antes haga esto, antes me lo quito del medio”, pensamos.
Sin embargo, imaginemos el trabajo como una competición de construcción de un castillo de naipes: el ritmo a la hora de montar la torre es importante, pero también hay que vigilar que cada carta esté perfectamente ubicada para evitar que, en el último instante, se desmorone y haya que volver a empezar, necesitando el doble de tiempo.
Más rápido no siempre es mejor, ya que las prisas pueden llevarnos a cometer errores durante el proceso, que demandarán más tiempo y esfuerzo para ser subsanados que si se hubieran realizado con la atención precisa.
Tachar tareas pendientes
Una de las técnicas de gestión del tiempo consiste en elaborar listas con los trabajos que quedan por realizar, pues nos ayuda a concentrarnos en los que estamos haciendo en cada momento sin que nuestra mente se distraiga en organizar las ideas.
Sin embargo, algunos ejecutivos se ven controlados en una especie de “adicción” a eliminar elementos de la lista, pensando que cuantos más marquen, más productivos son. Esto los lleva, inconscientemente, a dar prioridad a las misiones sencillas y de rápida solución, cayendo en la procrastinación.
Los descansos, una pérdida de tiempo
En nuestra obsesión por ser más productivos y eficaces, podemos llegar a considerar los descansos como una forma de malgastar el tiempo, cuando la realidad es que los expertos recomiendan parar unos minutos cada dos horas.
Levantarnos de la silla y dar un pequeño paseo o tomar un café o un refresco, en lugar de convertirse en momentos infructuosos, nos ayudarán a que nuestro cerebro se reponga y podamos mantener el ritmo durante más tiempo, resultando al final más eficaces.
Lo mismo ocurre con las vacaciones o las horas de sueño; de hecho, los profesionales que desarrollan una buena gestión del tiempo son aquellos capaces de conciliar su vida familiar y laboral.
Tardo menos en hacerlo personalmente
Otra forma de autoengañarnos en cuanto a la gestión del tiempo es pensar que delegar tareas a nuestros empleados nos retrasan aún más. Es posible que la primera vez, el colaborador necesite nuestra ayuda para llevar a cabo el trabajo y la explicación y posterior supervisión suponga más minutos de los que hubiéramos tardado en hacerlo personalmente.
Sin embargo, una vez que el trabajador aprenda a realizar la tarea por sí solo, dispondremos de más tiempo para dedicarnos a otros quehaceres.
Se va el día en reuniones innecesarias
Muchos profesionales, directivos o empleados, se lamentan de que no consiguen cumplir con sus objetivos porque tienen que asistir a reuniones y surge la generalizada excusa de “me hacen perder el tiempo”.
En primer lugar, si los encuentros están bien planificados, su función para organizar el trabajo supondrá una mayor eficiencia en el trabajo de cada uno de los participantes. En segundo, los estudios han desvelado que la mayor parte de los minutos u horas que “perdemos” en la oficina se debe a nuestros propios malos hábitos en cuento a gestión del tiempo: procrastinación, incapacidad para delegar, escasez de concentración, demasiado desorden en la mesa, etc.
