Solo el 29% de los proyectos que se llevaron a cabo por las empresas en 2015 tuvieron éxito, entendiendo por éxito que cumplieron los plazos y las previsiones de objetivos, según recoge el CHAOS Report de The Standish Group, que también sostiene que dos de cada diez iniciativas fueron suspendidas sin llegar a término.
Es, por tanto, necesario que las compañías incorporen estrategias de gestión de proyectos que permitan la correcta ejecución de los planes e impulsen el avance de la empresa en un entorno altamente competitivo. Para ello, los directivos disponen de diferentes herramientas, como las metodologías ágiles. Pero, ¿en qué consisten estas técnicas y qué aportan a la dirección de iniciativas?
La gestión de proyectos
Según el Project Management Institute, la gestión o dirección de proyectos es “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades que componen los proyectos, con el fin de satisfacer los requisitos del mismo”.
Debemos partir de la base de que, a la hora de llevar a cabo una iniciativa, las organizaciones deben tener en cuenta tres factores:
- El tiempo o plazo de ejecución.
- El alcance o grado de consecución de los objetivos.
- El coste o presupuesto asignado para su fin.
¿Cómo podemos lograr que estos tres elementos se respeten durante la puesta en marcha del plan y se pueda calificar al proyecto como exitoso? En este sentido, los responsables de las iniciativas deben seleccionar las herramientas englobadas en dos tipologías generales: las metodologías ágiles y predictivas.
Metodologías ágiles y predictivas
Tradicionalmente, las empresas han basado la gestión de proyectos en metodologías predictivas, donde la gestión de proyectos parte de unos objetivos y, en función de los mismos, la empresa realiza una previsión de coste y tiempo requerido para su cumplimiento. Tal es el caso de las herramientas RUP y MSF.
Como señalan Roberth G. Figueroa, Camilo J. Solís y Armando A. Cabrera en su trabajo Metodologías tradicionales Vs. metodologías ágiles, las primeras “centran su atención en llevar una documentación exhaustiva de todo el proyecto y en cumplir con un plan de proyecto, definido todo esto, en la fase inicial del desarrollo”.
Sin embargo, dado el entorno cada vez más cambiante en el que nos encontramos, el sector empresarial comenzó a poner en práctica nuevos modelos más flexibles que permitieran adaptar los proyectos durante su ejecución.
Surgen así las metodologías ágiles, en las que se parte de un coste y plazo determinado y, a partir de estos parámetros, se ajusta el alcance de la iniciativa, poniendo el énfasis en cuatro principios:
Este nuevo enfoque de planificación adaptativa se basa en cuatro principios, recogidos en el Manifiesto Agile creado por 17 expertos en 2001:
- Prioridad de los individuos y las interacciones respecto a los procesos y herramientas utilizados.
- Preferencia de contar con un software que funcione a disponer de una documentación extensa.
- La colaboración con el cliente es más importante que la negociación de contratos.
- Los esfuerzos deben centrarse en potenciar la capacidad de respuesta ante los cambios que en el cumplimiento de un plan preestablecido.
Ventajas e inconvenientes de las metodologías ágiles
Las metodologías ágiles de proyectos ofrecen mayor libertad a las organizaciones, aportando las siguientes ventajas:
- Flexibilidad. Al no disponer previamente de unos objetivos cerrados, los proyectos realizados bajo este modelo pueden readaptarse a los cambios que surjan durante su ejecución, dando una respuesta actualizada y acorde a las circunstancias.
- Mejora continua. La planificación no se cierra en el momento inicial, sino que se va realizando un desarrollo incremental a lo largo de todo el proceso, incorporando optimizaciones de forma constante.
- Reducción de errores. Esta revisión paulatina del proyecto conforme se ejecuta permite detectar los fallos de la iniciativa rápidamente y corregirlos.
- Especial éxito en objetivos indefinidos o a largo plazo. Las metodologías ágiles están especialmente indicadas en aquellos proyectos en los que el alcance o las metas no están claras, sino que se irán conociendo y consiguiendo conforme evolucione la iniciativa, o cuando son iniciativas con un extenso desarrollo durante el cual se produzcan numerosas evoluciones del mercado.
- Comunicación. Dado que no existe un reparto de objetivos pormenorizado, el modelo precisa de un flujo de comunicación constante entre los distintos trabajadores o departamentos intervinientes en los equipos de trabajo, de todo que la información que cada individuo aporte sirva para darle forma al proyecto final.
Por otro lado, frente a esta flexibilidad de las metodologías ágiles, el sistema también tiene sus hándicaps:
- Generan incertidumbre, al no estar concretados los objetivos.
- Se pueden alargar demasiado en el tiempo, puesto que, al no estar nada cerrado, se va a tener que invertir más tiempo en consensuar y concretar los detalles.
- Pueden dar lugar a conflictos de equipo, debido a esa continua interacción entre diferentes profesionales.
- Al no existir una hoja de ruta exhaustiva, el papel de los miembros del proyecto es fundamental para llegar a buen término, de modo que la ausencia de alguno de los profesionales puede causar graves obstáculos para el éxito de la iniciativa.
Sistemas ágiles más empleados
Dentro de las metodologías ágiles, los responsables de la gestión de proyectos cuentan con un amplio abanico de instrumentos o softwares, destacando los siguientes:
- Scrum. Concentra los esfuerzos en dar prioridad a aquellos puntos del proyecto que tengan más valor para la empresa, potenciando el ROI de la iniciativa.
- Extreme Programming (XP). Desarrollada por Kent Beck, esta herramienta superpone la capacidad de adaptación a los cambios en cualquier fase del proyecto a la determinación inicial de necesidades y posterior reajuste.
- Kanban. Sus orígenes se sitúan en los proyectos “just-in-time” (JIT) de Toyota y basa su metodología en el uso de tarjetas que identifican los trabajos cumplidos y por ejecutar de forma visual, como es el caso de Trello.
- AUP (Agil Unified Process). Es una versión simplificada del Proceso Unificado de Rational (RUP) focalizado especialmente en la gestión de riesgos durante el desarrollo del proyecto.
¿Te gustaría dominar tanto las metodologías ágiles como tradicionales? En el Grupo P&A contamos con formación específica sobre gestión de proyectos, que te permitirán conocer las distintas herramientas disponibles y adquirir los conocimientos para valorar qué modelo es más idóneo para cada iniciativa.
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