Aunque el 71% de los directivos considera que aplicar técnicas de simplificación del trabajo dentro de la organización es un objetivo “importante” o “muy importante”, solo una de cada diez compañías cuenta con un programa sólido en este sentido, según el informe Tendencias Globales en Capital Humano, de Deloitte.
Sin embargo, en un mercado altamente competitivo, las empresas necesitan desprenderse de toda la carga innecesaria posible si quieren mantenerse a la cabeza de la carrera empresarial. Agilizar los procesos para ser más eficiente se convierte, así, en uno de los principales retos de las organizaciones. Eso sí, como dijo Clarice Lispector, “No se equivoquen: la sencillez solo se logra a través del trabajo duro”.
La simplicidad como clave del éxito
La creciente complejidad de las organizaciones está provocando un cambio de paradigma, donde coge fuerza el concepto de simplificación del trabajo, entendido como “la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de tareas”, según la definición aportada por Carlos Romero en el ensayo Simplificación de trabajos.Es decir, se trata de disminuir la cantidad de esfuerzo invertido para ejecutar una misma tarea, mediante el análisis del trabajo desarrollado, la detección de recursos desperdiciados y la implementación de mejoras que reduzcan el tiempo o aumenten la productividad.
Las técnicas de simplificación del trabajo
En este sentido, además de la lógica que cualquier alto cargo debe poner en práctica, los directivos tienen que conocer las técnicas de simplificación del trabajo existentes si desean convertir su empresa en una organización más ágil, según comenta Emily Rumbe en el artículo Simplificación de trabajo.
Así, a nivel organizativo, las organizaciones tienen a su disposición diagramas de procedimientos o procesos que facilitan la comprensión, organización y ejecución de las distintas tareas programadas. “Los diagramas de procesos son la representación gráfica de los procesos y son una herramienta de gran valor para analizar los mismos y ver en qué aspectos se pueden introducir mejoras”, recoge el trabajo Gestión de calidad y mejora de procesos, de Sedic.
Dentro de estas técnicas de simplificación del trabajo, existen tres diagramas de procesos que todo directivo debe conocer.
Diagrama de Grantt
Esta herramienta, creada por el ingeniero Henry L. Grantt, es muy útil para coordinar el trabajo de equipo, pues permite controlar la ejecución simultánea de diferentes tareas y seguir el curso del proyecto global, al dar información sobre el porcentaje ejecutado, por lo que también ayuda a advertir posibles retrasos o disfunciones.
Para ello se establecen dos ejes: en el horizontal se recoge una cronología y en el vertical se detallan las diferentes acciones que hay que acometer, señalando cuándo empieza cada una, su duración y cuándo debe terminar. De este modo, de un solo vistazo, se puede comprobar en qué punto se encuentra cada tarea, los posibles solapamientos entre ellas y su prioridad de desarrollo.
Diagrama CPM
El Critical Path Method se configura como un modelo en red o diagrama de flechas mediante el cual se establecen las vinculaciones entre las diferentes tareas de un proyecto, con el objetivo de economizar tiempos, utilizar eficazmente los recursos y agilizar el trabajo. Como consecuencia, la empresa puede determinar el tiempo más corto que puede tardar en hacer el proyecto si dispone de todos los recursos necesarios.
Para elaborarlo, primero hay que definir todas las actividades que conforman un proyecto y el tiempo esperado en condiciones normales para llevar a cabo cada una de ellas; concretar cuáles deben empezar antes y cuáles dependen de que se hayan cerrado fases previas para ser ejecutadas. A partir de ahí, se dibuja el diagrama, identificando la trayectoria más larga del proyecto (la ruta crítica), lo que sirve para planificar y supervisar el proceso.
Diagrama PERT
Desarrollado por la Special Projects Office de la Armada de EE.UU., el diagrama PERT (Tarea de Investigación para Evaluación de Programas) está especialmente indicado para proyectos en los que el tiempo de duración es una incertidumbre.
Igual que el modelo anterior, este instrumento se basa en el modelo de la trayectoria crítica y tiene como objetivo controlar el avance logrado hasta una fecha determinada, la validez de los planes previstos y los efectos de las modificaciones propuestas a estas programaciones. De este modo, las técnicas de simplificación del trabajo basadas en este instrumento permiten programar un proyecto con el coste mínimo y la duración más adecuada.
No obstante, a diferencia del CPM, el diagrama PERT aborda el tiempo posible para terminar un proyecto desde una triple perspectiva: optimista (si no surge tipo de obstáculo o imprevisto), pesimista (en el caso de que se den el máximo de incidentes durante la ejecución) y realista (teniendo en cuenta los problemas que estadísticamente son habituales).
Para potenciar la gestión eficiente de las empresas, en el Grupo P&A disponemos del programa Effective Manager, desarrollado en colaboración con Louis Allen, con el que los directivos lograrán mejorar la ejecución y resultados, favorecer el compromiso y alineación de la organización, promover el conocimiento y la colaboración interdepartamental y dominar las prácticas comunes del management.
