Lord Chesterfield dijo “Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas”. Efectivamente, una gestión del tiempo eficiente se convierte en la piedra angular del éxito profesional de cualquier persona. Saber organizar la jornada y planificar las actividades por objetivos es el primer paso para un buen desempeño profesional, pero ¿cómo podemos conseguirlo?
Los expertos Lynn Taylor, David Shindler, Michael Kerr y Anita Attridge proponen algunas claves sobre cómo organizarse en el trabajo recopiladas en un artículo de la revista ‘Forbes’.
- Sé puntual. Aunque puede parecer una obviedad, llegar a tiempo al puesto de trabajo puede marcar el resto de la jornada laboral. No se trata solo de la mala imagen que los retrasos pueden generar entre compañeros y superiores, sino que a nivel personal iniciar la jornada laboral a su hora –o incluso unos minutos antes- nos permiten obtener cierto margen para planificar todo el día, según explica Taylor, autora de ‘Tame Your Terrible Office Tyrant’.
- Vigila tu temperamento. Puede que seamos de esas personas a las que madrugar les pone de mal humor, pero llegar a la oficina con esta actitud va a marcar –negativamente- el resto del día y afectará a la relación con los compañeros. Por eso, Shindler propone cuidar el carácter, especialmente en esas primeras horas. Levantarse un poco antes nos dará tiempo en encauzar nuestro ‘mal despertar’.
- Inicia la jornada con el escritorio ordenado. Para David Shindler, encontrar una mesa plagada de papeles e informes a primera hora contribuye a aumentar el estado de agobio de los empleados, por lo que el autor de ‘Learning to Leap’ aconseja dejar el puesto de trabajo recogido y organizado el día anterior, incluso si hemos terminado tarde tras una reunión de trabajo.
- Planifica el día. Una vez que hemos llegado a nuestra hora y nos hallamos sentados en nuestra impoluta mesa, antes de ponernos a revisar emails y realizar llamadas es conveniente dedicar unos instantes a establecer las tareas pendientes y elaborar una lista de prioridades que nos servirá de guion para el resto de la jornada, según aconseja la coach ejecutiva Anita Attridge.
- Coordínate con los compañeros. En el caso de que formes parte o dirijas un equipo, tan importante es organizar tu propia agenda como la del grupo, así que un tips sobre cómo organizarse la jornada es reunir a primera hora a los compañeros para mantener un breve encuentro en el que se establezcan los objetivos conjuntos.
- Manifiéstate. ¿Has sentido en alguna ocasión que la oficina –especialmente a primera hora- se asemeja a un desfile de zoombies? Estar rodeado de trabajadores cansados que van de aquí para allá arrastrando los pies y sin mediar palabra no es muy motivador que digamos. Por eso Michael Kerr recomienda interactuar con los compañeros: saludar, sonreír y preguntar rápidamente por cómo se encuentran los demás insuflará una actitud más positiva en la organización y conducirá a una mayor eficiencia de los profesionales.
- Tómate un respiro. El estrés de la jornada laboral, unido a las responsabilidades domésticas de las personas, conducen a muchos profesionales a una situación de caos constante y aumentan el riesgo de padecer el síndrome de burnout. En estos momentos, según Kerr, es necesario parar y respirar unos minutos.
- No caigas en la tiranía del email. El correo electrónico ha facilitado en gran medida la comunicación empresarial pero también se convierte, en muchas ocasiones, en una gran distracción para los trabajadores. ¿Lo más inteligente en cuanto a cómo organizarse en este aspecto? Revisar el email después de haber planificado la jornada, contestar solo a los mensajes importantes y evitar mirar la bandeja de entrada cada cinco minutos, sugiere Taylor.
- Aprovecha tus mejores momentos. Hay quien se encuentra más concentrado a primera hora de la mañana, mientras que otros profesionales están en mejor estado mental durante la primera hora de la tarde o durante el silencio de la noche. Evalúa tus preferencias y aprovecha estos momentos de mayor creatividad y productividad para realizar las tareas más complicadas o importantes.
- Reconoce tus logros. Entre proyecto y proyecto, también es importante dejar unos segundos para el autorreconocimiento, reforzando nuestra motivación para continuar con el trabajo.
