¿Pueden cuatro letras contribuir a la mejora continua de nuestra empresa? La respuesta es sí.
El ciclo PDCA, es decir, Plan, Do, Check y Adjust, se configura como un instrumento vital de la compañía si sabemos cómo aplicarlo.
Los tiempos cambian vertiginosamente. Las organizaciones deben estar preparadas para afrontar nuevos desafíos y superar los obstáculos que impone un escenario marcado por el cambio constante y la alta competitividad, convirtiendo los obstáculos en ventajas y saliendo reforzadas del proceso de transformación.
¿Qué es el ciclo PDCA?
Una herramienta clave en este contexto es el ciclo PDCA, un sistema de gestión de calidad formulado por el estadista y profesor universitario estadounidense Edward Deming en base a la metodología desarrollada por Walter A. Shewhart e incorporado recientemente por las normas ISO.
La también llamada espiral de mejora continua contribuye a optimizar la calidad de los productos y servicios ofertados, a reducir los costes del proceso y los precios de venta, a optimizar la productividad y a aumentar la rentabilidad de las compañías, gracias a un sistema de revisión permanente de la actividad empresarial dividido en cuatro etapas.
Fases del ciclo PDCA de mejora continua
El círculo de Deming parte sobre la idea de aprender de los errores y aciertos para conseguir mejores resultados. La consigna es “Insiste en lo que funciona y elimina lo que no conduce al éxito”.
¿Cómo logramos esta mejora continua? A través de cuatro pasos:
- Plan (Planificar). El punto de partida es determinar sobre qué aspectos queremos mejorar y qué objetivos deseamos obtener. ¿Optimizar la atención al cliente? ¿Disminuir los costes de producción? ¿Establecer un protocolo de actuación en caso de crisis?… Cualquier ámbito empresarial puede someterse a este análisis. Para ello, tendremos que recopilar todos los datos posibles sobre el proceso sujeto a evaluación, detallar las metas concretas que esperamos alcanzar y las pautas para llevar a cabo la mejora, así como los indicadores de evaluación de los logros. Cuanto más exhaustiva sea esta fase de planificación, mayores probabilidades habrá de que consigamos los resultados previstos.
- Do (Hacer). Una vez que tenemos sobre la mesa el plan de acción, nos toca ejecutarlo y llevar a la práctica las propuestas que hemos ideado. Es recomendable, si es posible, que realicemos pruebas piloto para comprobar a pequeña escala los efectos del proyecto.
- Check (Verificar). ¿Hemos conseguido los resultados previstos? Ésta es la pregunta a la que debemos responder en la tercera fase del ciclo PDCA de mejora continua. Se trata de evaluar, a partir de los criterios de verificación desglosados durante la planificación, el grado de efectividad de los objetivos alcanzados en comparación con las metas que nos fijamos en la primera etapa.
- Adjust (Ajustar). Tras la evaluación, nos percataremos de que las medidas adoptadas no han sido suficientes para satisfacer nuestras expectativas o, por el contrario, nos daremos cuenta de que hemos superado las metas previstas. En ambos casos, el círculo se cierra con una etapa de retroalimentación en la que estudiaremos qué funciona y qué ha fallado para poder aplicar este conocimiento en el futuro.
Ahora bien, si por algo se caracteriza la espiral de Deming es porque nunca termina. Aplicar estas cuatro fases a un procedimiento de forma puntual va a resultar poco efectivo, ya que la razón de ser del ciclo PDCA es emplear la experiencia adquirida para conseguir la mejora continua de la empresa. Si no, ¿para qué queremos saber qué ha fallado?
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