Falta de datos relevantes, objetivos inadecuados, oportunidades y riesgos sin definir y estimación inexacta de costos son cuatro de las 7 causas por las que los proyectos empresariales fracasan, según una encuesta del Project Managment Institute. Todas ellas podrían haberse solventado de haber conocido qué es un plan de trabajo y cómo elaborarlo.
¿Qué es un plan de trabajo?
A la hora de definir qué es un plan de trabajo, debemos partir de la base de tres cuestiones: qué queremos, qué tenemos y cómo vamos a conseguirlo. Son la esencia de esta herramienta de planificación y gestión empresarial en la que se recogen las directrices para llevar a cabo un proyecto a partir de la conexión entre recursos y tiempo de la organización.
Puede que, sin saber qué es un plan de trabajo, consigamos los objetivos que pretendíamos, pero es muy probable que superemos la fecha de entrega, sea más costoso o, incluso, esta consecución no se produzca en su totalidad. En cambio, si disponemos de este instrumento, las posibilidades de cumplir con lo previsto de forma eficiente se multiplican, pues actúa como una especie de brújula o mapa que nos conduce hacia las metas establecidas.
¿Cuándo se utiliza esta herramienta?
Por ello, independientemente de que se trate de proyectos específicos o líneas estratégicas de la compañía, cualquier acción aprobada por una empresa requiere, antes de su puesta en marcha, del diseño de lo que es un plan de trabajo.
Como consecuencia, su utilidad en el sector empresarial es muy diversa. Es habitual emplearlo en la búsqueda de financiación, presentando este informe para convencer a los inversores sobre la viabilidad del proyecto.
Sin embargo, el plan de trabajo también contribuye a planificar cómo vamos a ejecutar el conjunto de iniciativas.
Al mismo tiempo, sirve de guía de trabajo para los propios empleados implicados en su ejecución o para explicar a la dirección de la organización en qué tareas estamos inmersos.
¿Cómo se elabora un plan de trabajo?
En términos generales, al descifrar qué es un plan de trabajo, observamos que esta hoja de ruta analiza y recopila de forma previa y pormenorizada los objetivos planteados en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que nos vamos a enfrentar y la metodología que usaremos para afrontarlos.
A modo de ejemplo, el proceso de confección de lo que es un plan de trabajo incluye los siguientes elementos.
Objetivos
Debemos recoger la misión y visión de la compañía y las metas tanto a nivel externo (como puede ser la reputación de marca o ampliación de la cuota de mercado) como interno (relativos al capital humano y mejora de proceso e infraestructuras).
Para obtener esta información, es recomendable utilizar el modelo de objetivos SMART.
Recursos
En este punto, evaluaremos los recursos que son necesarios para llevar a cabo el proyecto, tanto de personal, como materiales y económicos.
El resultado será un inventario pormenorizado con los recursos que se precisan, especificando cuáles están disponibles y cuáles debemos incorporar. De este modo podremos establecer un presupuesto final para el proyecto.
Personas implicadas
Consiste en identificar al público objetivo, los stakeholders que se verán o podrían verse implicados (como proveedores o business angels, por ejemplo) y los empleados que se encargarán de desarrollar lo que es el plan de trabajo.
Respecto a este último punto, cuanto más concreto sea el reparto de tareas y responsabilidades, su jerarquía y protocolo de comunicación interna, menos riesgo de que surjan problemas de ejecución padeceremos.
No debemos olvidarnos tampoco de a quién nos dirigimos a la hora de redactar lo que es el plan de trabajo. Si, por ejemplo, vamos a presentar el dossier ante posibles inversores, el lenguaje y -sobre todo- el mensaje que tenemos que transmitir debe ser muy distinto que en el caso de que lo estemos explicando al equipo de trabajo. Por eso, es recomendable que, sobre el documento base, realicemos distintas versiones en función de las diferentes audiencias.
Calendario
Otro de los requisitos sine qua non para concretar qué es un plan de trabajo es establecer un calendario de actuación.
Por un lado, es imprescindible señalar una fecha de vencimiento del proyecto. Pero, igual de importante es desplegar una cronología detallada con las distintas fases de la ejecución, marcando pequeños hitos que permitan controlar cómo evoluciona la iniciativa a lo largo del tiempo.
Análisis DAFO
También es esencial plasmar en lo que es el plan de trabajo el diagrama de riesgos y posibilidades existentes que pueden afectar al proyecto. En este caso, podemos emplear un análisis DAFO, mapeando las debilidades y fortalezas internas y las amenazas y oportunidades externas.
Ahora bien, como estamos en un entorno cambiante, debemos designar a una persona que se encargue de vigilar la evolución de estas circunstancias y la detección de nuevos elementos.
Estrategias de actuación
De nada sirve conocer el análisis DAFO del proyecto si no plantamos soluciones. Por ello, el plan de trabajo debe ir acompañado con las estrategias específicas que seguiremos para aprovechar las fortalezas y oportunidades y para mitigar las debilidades y amenazas.
Revisión (Factores críticos del éxito)
Por último, el documento debe recoger los criterios que van a determinar el éxito o fracaso del proyecto.
Para evitar una decepción al final del proceso, el plan de trabajo tiene que contar con elementos de medición durante su desarrollo. Solo así podremos conocer cuanto antes si los objetivos se están desviando y actuar en consecuencia.
En el Grupo P&A ayudamos a las empresas y sus directivos a conseguir que sus metas se conviertan en una realidad. Por eso, ponemos a disposición de las organizaciones diferentes programas de capacitación, como Speed, velocidad de liderazgo. A través de este servicio, los ejecutivos descubren herramientas y conceptos que ayudan a los líderes a aumentar tanto su velocidad como la velocidad de sus equipos mientras mantienen una alta calidad.
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81 comentarios. Dejar nuevo
Muy bien explicados los pasos para elaborar un plan de trabajo, el cual considero indispensable para las empresas y comparto lo expuesto en el sentido que a veces es posible alcanzar las metas sin plan, pero por lo general resulta ineficaz en muchos sentidos, el plan nos permite realizar un seguimiento detallado y poder corregir sobre la marcha.
Buena reflexión
Estoy de acuerdo con la forma en la que se aborda la importancia de desarrollar un plan de trabajo, ya que como instrumento de planificación, ordena y sistematiza información de modo que pueda tenerse una visión del trabajo a realizar y así nos indica las metas, actividades, responsabilidades y el cronograma, que se deben seguir para cumplir con los objetivos pospuestos, si no contamos con un plan de trabajo debidamente estructurado, hacemos más difícil poder llevar acabo nuestro proyecto empresarial e incluso corremos con el riesgo de que no lo podamos llevar a cabo, por la falta de este. Uno de los mayores beneficios que nos brinda un plan de trabajo es que podemos aprovechar al máximo cada recurso con el que contemos, así como hacer lo posible por evitar problemas en los procesos que se realicen y del mismo modo crear estrategias para poder resolverlos en caso de que se presenten.
Le agradezco su comentario tan bien desarrollado. Le añado uno: De esta forma el directivo dirige los acontecimientos (proactivo), en lugar de que los acontecimientos le dirijan a él (reactivo)
Me puede mandar una plantilla para elaborar el plan de trabajo como ejemplo por favor
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Me puede enviar una plantilla por favor
Me pueden ayudar con el plan de trabajo
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Tienen alguna plantilla que me faciliten por favor? agradezco de antemano.
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Por favor me puede enviar una platilla, para realizar un plan de trabajo.
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Buenas noches, muy buena explicación
Me puedes compartir una plantilla de plan de trabajo por favor
alguien tiene una plantilla y un ejemplo que me pueda compartir? les agradecería mucho
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a donde le escribo?
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Me podría ayudar con unas conclusiones del plan de trabajo
Le he enviado un correo, al que puede enviarme sus conclusiones
Me pueden compartir una plantilla por favor, muchas gracias
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Me podría compartir una planilla.. carloschavez840@hotmail.com
Se lo nvíio por correo
Podría enviarme una plantilla por favor
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pueden compartirme la plantilla saludos y gracias
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Buen día, importantísimo todo lo explicado. Ud. podría compartirme por favor la plantilla para realizarlo y ejemplos de como hacerlo. De antemano agradezco muchísimo.
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Buen día me puede facilitar el formato gracias
Se la he enviado
Porfavor me pueden ayudar cómo hacerlo y la plantilla. Gracias.
Se la he enviado
Podría compartirme la Plantilla por favor, se le agradezco de antemano.
SE LA HE ENVIADO
podria enviarme una plantilla y alguna ayuda de como hacerlo
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Hola, me podría ayudar con una plantilla, muchas gracias
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Por favor podría enviarme una plantilla de plan de trabajo
Se lo he enviado por correo
Me podría compartir una plantilla de plan de trabajo por favor
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podrían enviarme una plantilla de plan de trabajo por favor
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Hola porfavor me envian la plantilla del plan de trabajo. Gracias!
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Me ayudaría con un mapa conceptual
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hola buenas tardes podría enviarme una planilla de un plan de trabajo por favor
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Buenos días, me podría enviar la plantilla del plan de trabajo y un ejemplo para implementarlo
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agradecería apoyo, con alguna planilla, soy contadora y estoy comenzando un reto con la administración de un grupo de empresas. Saludos
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Muy bien, ahora necesito un ejemplo práctico.
franremig@hotmail.com
Muchas gracias
Se lo envío por coreo
Excelente y práctica la explicación podría enviar plantilla
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mE LO HA RECHAZAZDO EL CORREO
Gracias una plantilla por favor
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Me podría enviar la plantilla para plasmar un plan de trabajo para gestión de contratos ?? Gracias
Me gustaría tener una plantilla
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Muy interesante para la organización n el trabajo.
Por favor me podrían facilitar, un ejemplo: les quedo muy agradecida
Me puede enviar una plantilla por favor
me podria enviar una plantilla por favor.
Gracias muy amable, felicitaciones por el artículo muy didáctico.
Muy bueno, me puede enviar una plantilla de un plan de trabajo??
Hola!! Muchas gracias por ayudarnos a entender! Podrías por favor compartirme la plantilla.
Por favor solicito la Plantillas nucohe.7385@gmail.com. mil gracias
Me gustaría tener una plantilla para así poder guiarme en base a eso, gracias.
Me podrían compartir una planilla para realizar un plan de trabajo. Gracias
Buen día, muy interesante lo expuesto para elaborar el Plan de Trabajo.
Puede compartirme una plantilla o formato para la elaboración del mismo? por favor
Quiero también la plantilla o formato, por favor!
interesante el planteamiento y muy útil para una correcta ejecución; me podrían enviar por favor una plantilla? Gracias!!
[…] Debemos recoger la misión y visión de la compañía y las metas tanto a nivel externo ( como puede ser la reputación de marca o ampliación de la cuota de mercado) como interno (relativos al capital humano y mejora de proceso e infraestructuras). Ver respuesta completa […]
excelente trabajo, me podria compartir una plantilla para un plan de trabajo, por favor.
Muy interesante el tema, me podrían enviar la plantilla de un plan de trabajo, por favor, a mi correo electrónico.