La globalización y las nuevas tecnologías están modificando la forma de trabajar de las empresas. Ya no es necesario que todos los empleados estén en un mismo centro de trabajo, sino que hoy día es posible y eficaz desempeñar las funciones desde diferentes husos horarios. En este contexto, la comunicación asincrónica juega un papel fundamental como medio para aumentar la productividad de las organizaciones.
La comunicación asincrónica en la empresa
La comunicación asincrónica es un tipo de transmisión de información a través de internet que permite el flujo de datos entre dos personas sin que sea necesario que se encuentren conectadas de forma simultánea, a diferencia de la comunicación sincrónica, donde sí es fundamental que el diálogo se dé en tiempo real.
Por ello, en un escenario donde el capital humano está disperso, la comunicación asincrónica posibilita que los profesionales dispongan de la libertad de atender los mensajes según su propio cronograma.
Aunque pueda creerse que la comunicación simultánea es más efectiva, pues permite a las personas resolver las dudas y problemas en tiempo real, lo cierto es que la comunicación asincrónica aumenta la productividad y el rendimiento de los equipos, ya que reduce las interrupciones en el trabajo. De hecho, según el estudio How Do Your Time Management Skills Stack Up?, elaborado por Mark Murphy, más del 71% de los empleados reconoce que sufre interrupciones frecuentes durante su jornada laboral, lo que les impide avanzar al ritmo deseado y frena su capacidad de concentración en las tareas prioritarias. “Cuando tratas de hacer un trabajo de pensamiento profundo (por ejemplo, escribir un informe, completar revisiones de rendimiento o plantear proyecciones de ventas) es casi imposible mantener una línea de pensamiento convincente cuando te bombardean con interrupciones”, apunta el autor en el artículo Interruptions At Work Are Killing Your Productivity de Forbes.
Ventajas de la comunicación asincrónica
En este sentido, según expone el artículo Synchronous vs. Asynchronous Communication: 5 Reasons Why Asynchronous Communication Is the Future, de Status, la comunicación asíncrona es el futuro por varias razones:
- Hace posible que los profesionales respondan y actúen según sus propios términos.
- Permite que todos los colaboradores sean proactivos, en lugar de reactivos.
- Posibilita que los trabajadores se concentren en su trabajo sin sufrir interrupciones constantes.
- Brinda la oportunidad de pensar dos veces, lo que reduce los errores y da lugar a mejores soluciones, pues la mayoría de las personas no toma las mejores decisiones cuando son presionadas para responder en el acto.
- Aumenta la capacidad de organización y gestión del tiempo de los empleados, ya que pueden decidir cuándo revisar sus mensajes y cuándo responderlos.
- Genera un registro de comunicación al que se puede acceder en todo momento para realizar cualquier consulta cuando lo necesite.
- Permite la comunicación de manera efectiva con equipos remotos distribuidos en diferentes zonas horarias.
En definitiva, “la comunicación asincrónica significa que los empleados ya no necesitan atención especial para responder a solicitudes sin importancia o tediosas, alivia la presión de reaccionar de inmediato para artículos no urgentes, elimina distracciones y permite un mejor enfoque y menos estrés”, asegura el ensayo.
Cómo usar la comunicación asíncrona en el contexto laboral
Ahora bien, para que la comunicación asincrónica sea eficaz en los entornos de trabajo, es necesario seguir una serie de buenas prácticas:
- Ofrecer información suficiente al destinatario. Al no ser simultánea, la comunicación asincrónica no permite que el receptor plantee dudas en tiempo real, por lo que es importante que el emisor incluya todos los datos relevantes en su mensaje, tratando de dar respuesta a posibles cuestiones. De otro modo, caeríamos en un intercambio de mensajes con preguntas de seguimiento que ralentizarían la comunicación.
- Establecer fechas límite. Si bien la comunicación asincrónica permite a cada persona organizar su agenda de trabajo, no hay que obviar la Ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Para evitar una continua procrastinación, es esencial incluir plazos para dejar claro a los compañeros cuán de urgente es la tarea.
- Aportar recursos útiles. En este mismo sentido, es conveniente adjuntar al mensaje todos aquellos documentos (artículos, enlaces, imágenes…) que sean de utilidad para el receptor. Por ejemplo, si enviamos un email a un compañero solicitándole que revise el informe de ventas, es importante adjuntar dicho archivo, para facilitar el flujo de información.
- Establecer notificaciones de control. Otra forma de optimizar la comunicación asincrónica es informando al resto de trabajadores nuestro estatus, es decir, si estamos o no en línea, si estamos de vacaciones o si, sencillamente, no queremos que nos interrumpan porque estamos concentrados en un proyecto.
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