La multitarea: el enemigo número 1 de la productividad

En el afán de ser altamente productivos, los profesionales están sucumbiendo a la multitarea, una práctica que suele ser confundida con la versatilidad o la capacidad de trabajo, pero que encierra serias consecuencias negativas para las organizaciones y sus empleados.

Contestar un email al mismo tiempo que se habla por teléfono; abarcar numerosos proyectos de forma simultánea; asistir a una reunión mientras se lee un informe de otro departamento; dejar una conversación porque se ha recordado algo, aunque no sea urgente… ¿Quién no se ha visto interrumpido continuamente durante su desempeño laboral? Pues bien, estas interferencias y saltos de una tarea a otra, cada vez más habituales en la era tecnológica, son considerados por los expertos como el enemigo número 1 de la productividad.

La paradoja de la multitarea

Pese a que la multitarea es una habilidad muy valorada en el ámbito laboral, las últimas revelaciones científicas advierten sobre el riesgo de practicar el multitasking.
Como señala el ensayo The Effects of Multitasking on Organizations, elaborado por Realization, en muchas organizaciones, la multitarea se usa como una insignia de honor; sin embargo, la investigación muestra constantemente que las personas que intentan afrontar la multitarea sufren una amplia gama de efectos negativos.
En concreto, los perjuicios de la multitarea abarcan desde una disminución de la creatividad de los profesionales, el menor uso de la llamada memoria de trabajo o una mayor propensión a distraerse, hasta una mayor probabilidad de cometer errores u omitir información relevante, incapacidad para analizar y comprender el estado real de los proyectos y, en consecuencia, una bajada de la productividad. De hecho, según el informe Multitasking: Switching costs, de la American Psychological Associattion, la multitarea supone la pérdida del 40% del tiempo productivo mientras se pasa de una actividad a otra, lo que desemboca en una pérdida estimada de 450 billones de dólares anuales a nivel global.
Es lo que Harvard Business Review ha denominado la paradoja de la multitarea: la contradicción que supone tratar de hacer más para, en la práctica, conseguir menos. Para visualizar esta situación, la prestigiosa revista ha elaborado una representación gráfica sobre el distinto grado de productividad de un trabajador multitarea y otro que permanece concentrado en una única acción en cada momento. El vídeo evidencia que, mientras que el segundo registró un 85% de tiempo productivo durante la jornada laboral de nueve horas y solo sufrió 277 distracciones breves durante su desempeño -a pesar de que cambio de tarea casi 300 veces-, el empleado multitarea solo fue productivo el 33% del tiempo, sufriendo cerca de medio millar de interrupciones irrelevantes.
Además, este hándicap de la multitarea es impulsado hoy día por las nuevas tecnologías, que imponen una conectividad constante a los profesionales, bombardeados con numerosos mensajes provenientes de diferentes canales de comunicación. En este sentido, los investigadores Eyal Ophir, Clifford Nass y Anthony D. Wagner, en el estudio Cognitive control in media multitaskers, abordaron la incógnita acerca de la existencia de diferencias entre el procesamiento de la información realizado por las personas tendentes a la multitarea, y las que no practicaban el multitasking. La conclusión fue que el primer grupo de personas es más proclive a la interferencia de estímulos ambientales irrelevantes y a la aparición de representaciones irrelevantes en la memoria, obteniendo peores resultados en la capacidad para cambiar de una tarea a otra. “Cuando se encuentran en situaciones donde hay múltiples fuentes de información provenientes del mundo externo o de su propia  memoria, no son capaces de filtrar lo que no es importante para su objetivo actual”, sostienen los autores.
Pero los profesionales multitarea no solo son menos productivos, sino también más infelices. Según otra investigación, Does Variety Among Activities Increase Happiness?, desarrollada por Jordan Etkin y Cassie Mogilner, el cambio constante de tareas consume recursos cognitivos y ocupa espacio en la memoria, lo que hace que las personas se sientan estresadas, limitando su capacidad de sobresalir y de disfrutar con la tarea que tienen entre sus manos. Los resultados de su trabajo desvelan que mientras que los participantes en el experimento esperaban que una mayor variedad de actividades les haría más felices, ésto solo ocurría cuando estas acciones duraban periodos de tiempo relativamente largos, como un día, una semana o un mes. “En períodos de tiempo más cortos, como 10 minutos o una hora, actividades más variadas, en realidad, hicieron que las personas se sintieran menos felices”, concluyen los investigadores.

¿Cómo combatir los efectos adversos de la multitarea?

Para evitar esta situación, Paul Hammerness y Margaret Moore, en el libro Organize Your Mind, Organize Your Life, editado por la Harvard Health Publishing, sugieren cinco pautas para ser más productivos y sentirse más satisfechos gracias al desarrollo de la focalización:

• Gestionar las emociones. El primer paso antes de acometer cualquier actividad es controlar las emociones negativas que puedan influir en el profesional, como estrés, desmotivación, temor, inseguridad… Estos estados emocionales intensos saturan las funciones ejecutivas del cerebro y, por tanto, no le permiten pensar con claridad y concentrarse en el objetivo concreto.
• Focalizar. Con la correcta actitud, es el momento de identificar la tarea prioritaria y centrar la atención solo en ella, tomando para ello las precauciones que sean necesarias, como cerrar la puerta, apagar el teléfono o usar la técnica pomodoro.
• Frenar las distracciones. La mente concentrada sigue pendiente de cualquier interferencia que pueda surgir a nivel externo o interno. Cuando esto ocurre, es importante pensar si realmente esa interrupción merece la atención o la tarea que se está llevando a cabo es más importante.
• Desarrollar la memoria de trabajo. La memoria de trabajo es aquella que guarda información a corto plazo, imprescindible para seguir el hilo en cualquier circunstancia. Esta base de datos es mejorable mediante ejercicios específicos y trabajando su capacidad se aumenta la agilidad cerebral y la habilidad para resolver problemas, crear ideas y ver las cosas desde distintos puntos de vista.
• Caminar hacia el siguiente objetivo. Concluido un trabajo, llega el turno de una nueva tarea, a la que se le debe prestar la misma atención que antes se mencionaba, es decir, es imprescindible focalizar completamente la atención en la nueva actividad, dejando de lado tanto el proyecto anterior como el siguiente.

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