Aumentar la productividad es una de las principales preocupaciones en el entorno de la empresa. Los líderes saben que se trata de una de las puntas de lanza principales para lograr alcanzar el mejor rendimiento en su negocio. Y esto significa hacer uso de herramientas y soportes con los que se pueda buscar este aumento de productividad poniendo en común a todos los miembros del equipo. Organizar una lista de tareas es uno de los pasos principales que llevarán a que todos los recursos en la oficina se gestionen de la manera más adecuada posible.
Organización ante todo
El aumento de productividad comienza en la lista de procesos, en la cual se deben reflejar todos los aspectos que requieren atención a lo largo del día a día. Un entorno desorganizado, en el cual cada uno de los empleados trabaje de forma independiente no acaba derivando en una serie de resultados positivos. Se pierde tiempo, se crea un entorno desorganizado en el cual cada persona no llega a exprimir su talento y al final las metas no se alcanzan con la misma satisfacción que de haberlo hecho bajo una organización más adecuada.
La buena noticia para las empresas es que existe una gran variedad de herramientas en las que se puede confiar, muchas de ellas de acceso gratuito, por lo que dan margen para probarlas y ver si es lo que realmente se está buscando. Estas herramientas deben ser instaladas en los equipos de todos los empleados a fin de crear un circuito de conexión que los mantenga a todos en contacto. De forma rápida y sencilla, por medio no solo de ordenadores, sino también de dispositivos móviles, todos los compañeros de una empresa están al tanto de qué deben hacer y qué es lo que están haciendo sus aliados.
A la hora de elegir entre las muchas herramientas disponibles hay varios factores que es necesario tener en cuenta de forma imprescindible. Por ejemplo, que el programa debería disponer de un entorno de usuario sencillo, fácil de manejar y abierto a que todos los miembros de la oficina puedan sacarle provecho desde el primer día. Esto ayudará a que no haya ningún empleado que no pueda beneficiarse de sus funciones, integrándose en un núcleo de trabajo mucho más organizado y capaz.
Las mejores recomendaciones: #1 Lista de Tareas
La oferta de aplicaciones que funcionen a modo de lista de tareas es amplia y realmente no existe una que resulte superior a las demás en todos los aspectos. Es importante realizar una serie de pruebas internas hasta dar con la herramienta que cumpla con la mayor serie de rasgos que estemos buscando aplicar en nuestra empresa. Una de las recomendaciones principales es Wunderlist, un programa de fácil funcionamiento y aspecto claro. Dispone de un sistema de jerarquía para las listas que se crean, lo que puede llevar a que sea más fácil trabajar con distintos encargos y departamentos de la empresa.
Tampoco hay que dejar pasar la experiencia que proporciona Trello, que dispone de uno de los menús de uso más simples que se pueden llegar a encontrar en el sector de la productividad. Permite crear distintas listas dependiendo de los departamentos que participen en ellas, dar acceso a empleados elegidos de forma independiente y marcar horas de cierre de proyecto, así como publicar comentarios con facilidad. Su extrema sencillez puede llegar a ser un problema por la falta de jerarquizado gráfico, pero de conectar con su sencillez puede proporcionar un gran nivel de satisfacción y así aumentar la productividad.
Otra de las opciones ideales es Nozbe, que apuesta por la elaboración de listas en las que se incorpora una presencia activa de los servicios sociales más utilizados. Esto abre un nuevo campo y aporta más flexibilidad. Los empleados a los que se de acceso a los perfiles de empresa pueden vincular su calendario de Google, introducir accesos directos a redes como Twitter o conectar las funcionalidades que proporcionan Dropbox y Evernote. Este conglomerado de servicios ayuda a que sea más fácil tenerlo todo controlado y disponer de los recursos necesarios concentrados en un mismo lugar.
Elegir una herramienta u otra es importante, como indicábamos, dependiendo de las necesidades de la empresa, de los recursos de los que dispone y de la experiencia de sus empleados. Pero contar con un sistema que permita elaborar listas de trabajos pendientes y en curso ayudará a que estos se terminen de forma más adecuada y que realmente se note un aumento en la productividad.
