Precisiones sobre el Organigrama de la Empresa

Nuestra mente es capaz de analizar 60.000 veces más rápido una imagen que un texto. De ahí la importancia de disponer de una plantilla del organigrama de la empresa que nos permita comprender la estructura de la compañía de un solo vistazo. Pero ¿en qué consiste esta herramienta, qué tipos hay y cómo debemos utilizarla?

¿Qué es el organigrama de una empresa?

El organigrama o diagrama de estructuración de una empresa consiste en la exposición gráfica y esquemática de la estructura organizativa de la compañía en cuestión.

“Es una representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación” de una organización, recogen O.C. Ferrell, G.A. Hirt y L. Ferrell en Introducción a los negocios en un mundo cambiante.

Como apuntan Luis Alegre, Carmen Berné y Carmen Galve en Fundamentos de economía de la empresa: perspectiva funcional, se trata del “gráfico o esquema lógico de las relaciones de dependencia formales que resume la estructura de una organización”.

Por tanto, cualquier plantilla del organigrama de una empresa va a estar conformada por cuadros y líneas. En los primeros se recogen los cargos y/o departamentos en los que se divide la compañía. Las segundas determinan cuáles son los vínculos entre estas unidades.

¿Para qué sirve una plantilla de organigrama de empresa?

Gracias a este esquema, todos los miembros de la empresa tienen acceso a una valiosa información resumida y clara sobre los aspectos fundamentales de la estrategia organizativa de la compañía. Así, de un vistazo, podemos conocer qué estructura tiene la organización, quién se encarga de una determinada función o a quién hay que acudir para tratar un determinado asunto.

Pero, además de conocer la estructura, la plantilla del organigrama de la empresa, también sirve para detectar deficiencias funcionales. A través de su análisis, podemos descubrir que no existe relación entre dos departamentos que, por sus objetivos, deberían estar conectados entre sí o que dos áreas muy vinculadas se encuentran en emplazamientos físicos muy alejados, dificultando la interacción. Por ello, esta herramienta de pensamiento visual contribuye a una mejor toma de decisiones por parte los directivos.

¿Qué tipos de diagramas de estructura existen?

Siguiendo las clasificaciones establecidas por Enrique Franklin en Organización de empresas y Elio Rafael de Zuani en Introducción a la administración de organizaciones, podemos diferenciar los siguientes tipos de plantilla del organigrama empresarial:

Por su naturaleza

• Microadministrativo: corresponde a una sola organización y puede referirse a ella a nivel global o solo respecto a alguna de sus áreas.
• Macroadministrativo: cuando refleja la estructura de más de una organización, como puede ocurrir en un holding.
• Mesoadministrativos: recoge una o más organizaciones de un mismo sector de actividad.

Por su estado de desarrollo:

• Formal: si la plantilla de organigrama de empresa ha sido validada por la cúpula directiva o el órgano competente.
• Informal: en el caso de que el diagrama represente relaciones reales, que no han sido aprobadas formalmente.

Por su finalidad:

• Informativo: el objetivo de diseñar la plantilla de organigrama de empresa es informar al público en general de la estructura general de la empresa.
• Analítico: nace con el propósito de facilitar un análisis visual previo ante una toma de decisiones. Puede estar relacionada, por ejemplo, con un reparto del presupuesto o la distribución de los equipos de trabajo en las instalaciones.

Por su ámbito:

• General: se trata de aquel diagrama que refleja la estructura en líneas generales, sin entrar en los detalles de cada departamento. Incluiría, por ejemplo, Gerencia, Direcciones y Departamentos.
• Específico: plasma con más detalle la distribución organizativa de la empresa, incorporando subgrupos como Jefe de departamento, unidades de acción, empleados en cada área…

Por su contenido:

• Integral: igual que la plantilla de organigrama de empresa general, muestra la estructura de las principales unidades administrativas y su jerarquía.
• Funcional: además de la información anterior, señala las principales funciones que tiene asignada cada unidad de trabajo.
• De puestos: especifica los puestos existentes dentro de cada área y el número de plazas requeridas. Esto permite ver si existen necesidades de contratación o de movilidad de los trabajadores entre departamentos.

Por su estructura jerárquica:

• Vertical: es propia de las empresas muy jerarquizadas, dando como resultado un organigrama   de estilo piramidal.
• Horizontal: característico de las compañías planas, los diferentes elementos que lo conforman presentan relaciones de igualdad jerárquica, por lo que el diagrama tiene una forma más apaisada.
• Mixto: mezcla las relaciones de subordinación con otros vínculos de igualdad entre unidades administrativas. Es el modelo más utilizado en la actualidad.
• Circular: para plasmar la estructura de las organizaciones circulares, este diagrama refleja varios círculos concéntricos, donde se ubican los distintos departamentos o cargos. El mayor nivel de autoridad está en el centro y va decreciendo conforme se aleja del mismo.

¿Cómo adaptar la plantilla del organigrama?

Como vemos, existen muchas opciones para elaborar el diagrama de estructura de la compañía. De hecho, debería haber tantas como empresas, pues cada una tiene su propia estrategia organizativa y la plantilla del organigrama debe ajustarse a ella.

En cualquier caso, una vez planteada la plantilla del organigrama empresarial, ¿cómo procedemos?

• Realizamos un análisis previo de la estructura de la compañía y las metas de la misma.
• Seleccionamos el tipo de diagrama que queremos diseñar en función de nuestras necesidades y objetivos.
• Rellenamos los diferentes elementos recogiendo la estructura jerárquica en cuestión. En este sentido, es recomendable que comencemos con los niveles superiores y vayamos desglosando el organigrama hacia los inferiores.
• Planteado el esqueleto principal, con sus áreas y conexiones, introducimos los detalles que consideremos precisos en cada elemento, yendo de la información general a la más específica.
• Por último, añadimos aquellos nexos interdepartamentales que sean de interés, para que el organigrama de la empresa muestre todas las relaciones cruciales.

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