¿Cómo se calcula la efectividad, eficacia y eficiencia de una empresa?

Calificar a un empleado de efectivo, cuando lo que realmente quieres decir es que es eficaz o considerar que un proceso de fabricación es eficiente cuando es eficiente. Para calcular los indicadores de productividad en relación con la efectividad, eficacia y eficiencia de una actividad, lo primero que debemos conseguir es llamar a las cosas por su nombre.

Por su parecido, tanto en pronunciación como en significado, es habitual caer en cierta confusión cuando nos referimos a estos tres términos. Sin embargo, cada concepto tiene sus propios matices, indispensables si queremos desarrollar indicadores de productividad correctos.

Concepto de efectividad, eficacia y eficiencia

En este sentido, la eficacia se define como el grado en el que se logran las metas y objetivos de un plan, es decir, hasta qué punto se ha conseguido el resultado esperado. Por ejemplo, en una panadería se marca el objetivo de que cada trabajador elabore 100 barras de pan diarias; uno de ellos consigue esta meta, por lo que es eficaz, mientras que otro solo alcanza nueve decenas, convirtiéndose en ineficaz.
Por otro lado, eficiencia supone conseguir un objetivo al menor coste posible. Así, mientras que el empleado eficaz emplea un proceso que requiere un gasto de 10 céntimos por barra, el ineficaz ha desarrollado una metodología con la que ahorra masa, reduciendo el coste a 9 céntimos por pieza. De este modo, el segundo será más eficiente que el primero.
¿Y qué es efectividad? Se traduce como el equilibrio entre los dos indicadores anteriores, consiguiendo llevar a cabo el máximo trabajo previsto al mejor precio.

El cálculo de los indicadores

Definidos los conceptos, para realizar el cálculo de los indicadores de efectividad, eficacia y eficiencia se suelen emplear las siguientes fórmulas:

• Eficacia= (Resultado alcanzado*100)/Resultado previsto. Esto nos dará un porcentaje que podremos evaluar en función de una tabla de percentiles, de modo que en función del resultado le otorgaremos una puntuación del 1 al 5, siendo 1 muy ineficaz y 5 muy eficaz.

• Eficiencia= (Resultado alcanzado/Costo real)*Tiempo invertido/(Resultado esperado/Coste estimado)*Tiempo previsto. En este caso, el análisis del indicador también se hará en virtud de una tabla donde si el resultado es menor a 1, se considerará ineficiente; si es igual a 1, eficiente; y si supera la unidad, será muy eficiente. En cada caso, asignaremos una puntuación a cada horquilla; por ejemplo, 5, 3 y 1 de más a menos eficiente.

• Efectividad= (Puntuaje de eficiencia/Puntuaje de eficacia)/2)/Máxima puntuación posible. Obtendremos un porcentaje que nos dirá lo efectiva que es la actividad analizada.

Ventajas de la medición

¿Para qué sirven estas fórmulas? Estudiando estos indicadores de efectividad, eficacia y eficiencia conseguiremos los siguientes beneficios para la compañía:

• Correcto establecimiento de las metas. Si toda la plantilla, por ejemplo, consigue resultados del 100%, quizá sea el momento de ser un poco más ambiciosos en cuanto a los objetivos de la empresa, y viceversa.

• Ajuste de costes y tiempo. Estos indicadores nos permiten conocer si el dinero y dedicación invertida en el proceso es realmente el adecuado, lo que contribuye a la elaboración de los presupuestos, el ahorro en gastos y la planificación de Recursos Humanos.

• Evaluación del desempeño. Al conocer el grado de efectividad de cada empleado obtendremos una radiografía sobre su competencia que nos ayudará a diseñar planes de formación, promoción o distribución de incentivos.
• Mejora de la competitividad. El hecho de evaluar constantemente el margen entre lo que se espera y lo que se hace provoca que las organizaciones tiendan hacia la mejora continua, convirtiéndose en más competitivas dentro de sus sectores.