¿Sientes que estás malgastando horas y horas para recopilar y analizar datos sin que ello repercuta en la productividad de la empresa? En ese caso, probablemente no estés aplicando los indicadores de calidad correctamente.
La medición estadística de la gestión empresarial a través de indicadores nos va a permitir conocer el desempeño de todos los procesos y sistemas de la compañía, como es el caso de la productividad.
El plan de gestión: punto de partida
El primer paso para desarrollar los indicadores de calidad es la elaboración de un plan de gestión, un documento en el que definiremos los siguientes puntos:
- Objetivo que queremos alcanzar alineado con la estrategia corporativa
- Ámbito y área que vamos a estudiar
- Personal encargado de la misión
- Recursos materiales destinados a tal fin
- Frecuencia de la medición
- Fórmulas de cálculo de las métricas
- Parámetros más adecuados
- Herramientas que emplearemos para su interpretación y registro: diagramas, hojas de verificación, gráficos de control, histograma, diagrama de Pareto, estratificación, diagrama de dispersión…
- Proceso de seguimiento de los indicadores
- Medidas correctoras
Tipos de indicadores de calidad para medir la productividad
Llegados a este punto, ¿cómo evaluamos la productividad de la empresa?
Para conocer la relación existente entre los bienes y servicios producidos y los recursos y tiempo empleados en tal propósito, podemos utilizar los siguientes indicadores de calidad:
- Ratio de actividad. Con él podremos establecer el tiempo real que dedicamos a desarrollar actividades laborales, desde que la persona o equipo empieza a trabajar hasta que termina. Aunque son similares, este indicador no tiene por qué coincidir con el horario laboral en sí, ya que un empleado con jornada de 9 a 14 horas puede entrar minutos antes o salir más tarde para adelantar tareas o, por el contrario, dedicar una hora a una pausa, periodos que no computarían en la métrica de actividad. Con este indicador conoceremos el tiempo que requiere la realización de un producto o servicio y podremos compararlo con la jornada laboral efectiva, para hacer ajustes que mejoren la productividad.
- Indicador productividad vs. actividad. En este caso, esta métrica nos permite determinar cuánto tiempo se destina a actividades productivas del total de horas que el empleado o grupo de trabajo dedica a tareas relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, un contable puede pasar 8 horas al día trabajando, pero sólo 6 son empleadas en la gestión de cuentas, mientras que las otras dos son acaparadas por llamadas de teléfono. ¿Es necesario que esta persona se encargue de esta atención telefónica? Conociendo este dato podremos organizar funcionalmente la empresa para que sea más productiva.
- Tiempo medio de actividad. ¿Por qué un operario puede fabricar tres unidades a la hora y otro solamente una? Otra estadística que nos ayudará a optimizar los procesos productivos será conocer el tiempo medio que dedicamos a la realización de un bien o servicio.
- Uso de aplicaciones. Gracias a la informatización de gran parte de los trabajos en las empresas, resulta fácil conocer en qué medida se emplean los diferentes softwares y herramientas y durante cuánto tiempo. De este modo, comprobaremos si los programas informáticos se adecúan a nuestras necesidades y si los empleados los manejan eficazmente. ¿Es necesario dedicar una hora para rellenar una ficha de pedido? Quizá la aplicación presenta fallos o el responsable de hacerlo no conoce correctamente su funcionamiento. Un cambio de herramienta o acciones formativas para la plantilla ayudarán a aumentar la productividad.
- Control horario. Se trata de plasmar la hora de entrada y salida de cada trabajador a la empresa, con el objetivo de definir el grado de cumplimiento de la jornada laboral. Sin embargo, también podemos comparar este parámetro con el resto de indicadores para evaluar la dedicación real del empleado.
Además de la selección de los indicadores más apropiados en función de los aspectos que queramos evaluar, es importante que no perdamos de vista el objetivo final de mejora continua de la empresa. Por ello, es recomendable empezar las evaluaciones a menor escala, para después ampliar el radio de acción a más indicadores de forma paulatina, y realizar un seguimiento constante de las métricas, completando una y otra vez el ciclo de productividad (medición, evaluación, planificación y mejora).
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