Casi con toda seguridad que alguna vez has sufrido esas soporíferas e interminables presentaciones donde largos textos e inexpresivas imágenes se sucedían una tras otra sin un objetivo claro. El trabajo en equipo con power point es una práctica habitual dentro de las organizaciones, convirtiéndose en una herramienta muy útil –cuando se emplea adecuadamente- para hacer llegar de forma más efectiva el mensaje.
Para que las presentaciones realmente sean eficaces y consigan captar la atención de la audiencia, recopilamos algunas claves del trabajo en equipo con power point. No es necesario convertirse Ka Hei Chao, el reciente ganador de los Juegos Olímpicos de Office 2016 en la modalidad de power point, pero sí actualizar los conocimientos y técnicas en ofimática.
Estructura el mensaje
Las presentaciones no tienen por qué seguir un orden estricto. De hecho, es aconsejable iniciar el trabajo en equipo con power point con diapositivas impactantes que sirvan de gancho para despertar el interés de los compañeros.
Utilizar ejemplos o experiencias personales, arrancar con preocupaciones o preguntas que se hace el público, guiar el contenido a través de un personaje o comenzar por el final para después desarrollar cómo se puede llegar a ese punto son algunas técnicas que pueden ayudarnos a captar la atención de los asistentes a la reunión.
Para conseguirlo, es importante tratar de comprender qué espera el oyente de la presentación y adaptar el contenido a estas expectativas. Se trata de preguntarnos cuáles son sus dudas o preocupaciones sobre la materia, por qué les interesa lo que les transmitimos o cuál es su nivel de conocimiento respecto al tema.
Menos es más
¿Eres de los que recoges todo el contenido de la charla en las diapositivas? En ese caso, debes empezar a dejar de lado esta práctica, pues las presentaciones no deben convertirse nunca en una transcripción o un sustituto de lo que expones verbalmente en el trabajo en equipo con power point.
Cuando intentamos hacer una exposición ante un público, la audiencia espera que sea el orador el que les aporte los contenidos, sin necesidad de tener que leer el contenido en una pantalla. Recoger en las diapositivas el mismo texto solo contribuirá a que los oyentes pierdan la atención sobre nuestra persona.
En el mismo sentido, la inserción de diagramas o esquemas complicados también puede convertirse en una pesadilla para el receptor si no son correctamente explicados.
Adiós a las imágenes prefabricadas
Ruedas dentadas, personas agarrándose las manos, pulgares en alto, dianas con flechas, rompecabezas o ejecutivos listos para salir a correr en una pista de atletismo son algunas de las imágenes que debes evitar en las presentaciones, según el banco de imágenes Pickit y la firma de diseño de power pint Eyeful Presentations.
Estas fotografías son ya tan comunes que no aportan valor a la exposición ni consiguen captar la atención. Además, las imágenes no tienen que ser descriptivas; debemos jugar con la imaginación y atrevernos a incluir escenas originales y atractivas. Por ejemplo, el responsable de Marketing de Pickit, Robert Dysell, surgiere que, para ilustrar una nueva alianza, se puede usar una fotografía de unos huevos con beicon en lugar del manido apretón de manos.
Ampliación de las posibilidades digitales
No debemos encasillarnos en un único programa. Junto a power point, existen en la actualidad numerosas alternativas para crear presentaciones, como Keynotes, Slides, Prezi, SlideRocket, Ease.ly, Emaze, Slidedog.
Además, es importante estar al tanto de las novedades en cuanto a funcionalidades de los programas de diseño de diapositivas para potenciar nuestra creatividad. Por ejemplo, el trabajo en equipo con power point puede mejorarse con Morph, una aplicación que permite hacer animaciones de las láminas a partir de objetos; Designer, que sugiere opciones de diseño en función de la fotografía insertada en cada diapositiva; o Graphic River, una plataforma con numerosas plantillas entre las que elegir.
Cuidando los detalles
¿Alguna vez has llegado a la reunión y, al abrir la presentación, se ha desconfigurado todo tu trabajo?
Para evitar perder tiempo y esfuerzo, debemos prestar atención a los pequeños detalles de la presentación: comprobar la legibilidad de las diapositivas, cerciorarnos de que los enlaces funcionan, asegurar la compatibilidad del formato, incrustar las fuentes para que no varíen al abrirse en otro equipo, etc.
