En el año 2011 se lanzó un programa de gestión conocido como Trello, ideado por la empresa Fog Creek Software. Desde su inicio llamó la atención de todo tipo de negocios y empresas por las diferentes funciones que proporcionaba para mejorar la gestión de proyectos y equipos de trabajo. A partir del año 2014, el programa se independizó de su empresa madre y se fundó una nueva compañía con el propio nombre de Trello. En los últimos años Trello español ha sido uno de los programas de gestión que más popularidad han ganado en todo tipo de negocios, en parte por su facilidad de uso y también porque consiste en un modelo de negocio freemium, en el cual no hay que pagar nada para poder utilizarlo.
Aplicando el paradigma kanban
El sistema de funcionamiento de Trello para la gestión de proyectos se concentra alrededor de la aplicación del método kanban para la administración de proyectos. Quienes recuerden este sistema sabrán que su origen data de la década de los 80, cuando la empresa Toyota, del sector de los automóviles, la puso en práctica en su cadena de suministro. En Trello se aplica esta misma idea y se logra de una manera muy simplificada que cualquier tipo de negocio tenga la oportunidad de agilizar los procesos de trabajo.
El sistema funciona en base a la disponibilidad de tableros en los que se incluyen listas de tareas. Así mismo, cada lista puede tener una lista infinita de tarjetas que simbolizan diversos procesos pendientes. Las tareas se pueden arrastrar entre las listas, lo que proporciona una gran flexibilidad para trabajar y estructurar el ritmo de progreso. Por ejemplo, una lista puede simbolizar las ideas en su fase inicial y otra representar el momento en el cual han dado un salto hacia la fase siguiente. Es necesario gestionar el uso de las listas de forma conveniente para que todo tenga sentido en el organigrama de la empresa que gestionamos. En otro tipo de proyectos las listas pueden simbolizar los periodos de entrega de unos trabajos, siendo cada lista de una urgencia un poco superior a la anterior. De todas formas, lo más importante son las tarjetas.
Las tarjetas se crean de forma individual dentro de una lista y pueden contener todo tipo de información. Desde el obligatorio título hasta enlaces, archivos adjuntos o pies de información. Además, cada tarjeta tiene un historial de actividad en el cual va quedando registro de todos los cambios y actualizaciones que se hayan realizado. También hay que tener en cuenta que en las tarjetas se puede personalizar la lista de miembros que tienen acceso a ellas, añadir etiquetas, incorporar un checklist, una fecha de vencimiento y crear suscripciones. Cuando una tarjeta ha llegado a su fin se puede archivar como trabajo completado.
Dentro de un perfil de Trello es posible tener a los distintos miembros de la empresa y crear una regla de etiquetas para los diversos temas que sean necesarios trabajar. Estas etiquetas disponen de diferentes colores, lo que las hace más identificables a la hora de trabajar con ellas.
Beneficios de trabajar con Trello
No hay ninguna duda de que Trello puede ser la herramienta que lo cambie todo para muchas empresas. Existe una versión profesional de pago que ya son numerosas entidades de todos los sectores los que la están utilizando. Su incorporación en el terreno empresarial ha ayudado a dinamizar la industria y a organizar mucho mejor los proyectos y los equipos de trabajo. Una de sus grandes virtudes es la facilidad de uso que propone, dado que cualquier empleado, aunque tenga más o menos nociones de informática y aplicaciones, puede sacarle partido al menos a sus funciones fundamentales.
El disponer de tarjetas tan personalizables, con el añadido de adjuntos, imágenes, enlaces y un historial en el cual se ven todos los cambios y aportaciones realizadas, es otro punto a su favor. Muchos equipos de trabajo que anteriormente cruzaban decenas de correos de forma diaria ahora lo pueden tener todo muy ordenado gracias a la disponibilidad de este software tan útil. Son muchos los motivos por los que Trello ha marcado un antes y un después en las empresas y por lo que creemos que no solo puede ser muy beneficioso para tu negocio, sino que seguirá siendo una de las tendencias de moda en el futuro más inmediato.
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