Sólo el 28,5% de los directivos admite que asigna las tareas al equipo de forma muy justa y efectiva, según un estudio realizado por SmartBrief en el que participaron más de 190.000 líderes empresariales. Otorgar responsabilidad a los miembros de un grupo de trabajo no siempre es fácil, pero realizar un reparto orientado a resultados, sin perder la equidad, es clave para el éxito de cualquier proyecto.
Para que la distribución del trabajo sea correcta, el experto Mike Figliuolo, autor de One Piece of Paper: The Simple Approach to Powerful, Personal Leadership, recomienda seguir 5 pautas durante este proceso si queremos lograr un resultado eficiente e impulsar, a través del empoderamiento, la motivación y satisfacción del personal.
La prioridad del proyecto
Según el autor, el primer parámetro para otorgar responsabilidad a uno u otro empleado será la importancia que tenga la tarea. Por tanto, el líder debe disponer de una lista actualizada con los objetivos prioritarios y empezar la repartición con las iniciativas más relevantes hasta llegar, si es posible, a las metas secundarias.
De este modo, como jefes de equipo, deberemos ir asignando tareas del principio de la lista a aquellos trabajadores que estén disponibles para llevarlas a cabo.
El conjunto de habilidades del trabajador
¿Y si hay más de un empleado libre para hacerse cargo del trabajo? En este caso, tendremos que valorar quién es la persona más adecuada para llevar cabo cada el proyecto en cuestión. Por ello, el siguiente factor a tener en cuenta al otorgar responsabilidad son las competencias diferenciadoras que posee cada integrante del equipo, pues dependiendo de a quién se le asigne una tarea, el resultado va a ser más o menos positivo.
Eso sí, para que esta asignación sea óptima, debemos estar al tanto de forma constante del mapa de talento de los miembros del grupo y la posible adquisición de nuevas habilidades, posibilitando de este modo detectar cualquier brecha de capacitación en el equipo.
La disponibilidad del equipo al otorgar responsabilidad
Es posible también que, ante un proyecto prioritario, nos encontremos con que dos profesionales están igual de cualificados para el puesto. ¿Qué podemos hacer ante esta encrucijada? Figliuolo recomienda aplicar un filtro de disponibilidad. “No hay necesidad de cambiar los recursos si tiene una persona disponible que esté dispuesta y sea capaz de hacer el trabajo”, apunta.
Ahora bien, hay que evitar sobrecargar siempre al mismo trabajador, para que no acabe ‘quemado’. Como señala Rebecca Knight en Make Sure Your Team’s Workload Is Divided Fairly, resulta muy tentador darle más encargos a un empleado que es más rápido, pero debemos asegurarnos de que la carga de trabajo de su equipo se divida equitativamente.
Las posibilidades de desarrollo profesional
Tampoco podemos dejar de lado las expectativas y deseos de los empleados a la hora de otorgar responsabilidad. La asignación de tareas puede ser una oportunidad perfecta para potenciar el desarrollo profesional de nuestros colaboradores. “Los gerentes a menudo encargan proyectos a la persona más talentosa, pero entonces nadie más aprende a hacer las tareas y no están desarrollando la capacidad del equipo”, comenta Liane Davey, autora de You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done.
No se trata de experimentar de forma arriesgada, dando un proyecto prioritario a un empleado totalmente inexperto en la materia, pero sí que podemos inducir a que los trabajadores aprendan nuevas habilidades y expandan sus áreas de interés haciéndolos responsables o corresponsables de forma paulatina de nuevas iniciativas que los hagan salir de su zona de confort. “Trabajar junto a otros que puedan capacitarles o enseñarles algo nuevo puede ser extremadamente beneficioso para la creatividad e innovación organizacional”, asegura Figliuolo.
El interés individual
Por último, también es importante que valoremos el interés que tiene cada trabajador en un determinado proyecto.
Si en nuestro equipo hay algún miembro al que le apasiona especialmente una determinada iniciativa, su motivación intrínseca será un potente revulsivo para que el resultado sea un éxito, al mismo tiempo que esta confianza depositada en el empleado disparará su compromiso y satisfacción laboral.
Además, para reforzar nuestra capacidad de motivar e inspirar al equipo y conseguir equipos de alto rendimiento, el Grupo P&A ofrece a los directivos y mandos intermedios el programa formativo Inspiring Leader, basado en la investigación sobre liderazgo extraordinario de la consultora internacional Zenger&Folkman.
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