Organizar los turnos de trabajo de una pequeña o mediana empresa puede resultar relativamente sencillo, pero conforme aumenta el tamaño de la compañía, la elaboración de los cuadrantes laborales se convierte en una función muy compleja.
Los cuadrantes laborares
Los cuadrantes de trabajo son documentos en los que se registran los turnos de trabajo de la plantilla, convirtiéndose en una herramienta esencial para la planificación, gestión y organización de los equipos, pues posibilitan la coordinación de los diferentes horarios, necesidades de servicio y restricciones del personal.
Como explica el trabajo Curso de introducción a la gestión de turnos, ciclos de trabajo y cuadrantes con el programa Tempusbasic, se trata de una “relación de días y personas con indicación del turno que corresponde por persona y día”.
No obstante, la elaboración de los cuadrantes laborales puede llegar a ser un proceso muy complicado por diferentes razones:
- Amplitud de la plantilla: cuando el número de empleados es elevado, encajar los horarios de todos para que la productividad sea la máxima posible puede resultar un rompecabezas.
- Diversidad de jornadas: a esto hay que sumar que no todos los trabajadores tendrán la misma jornada, por lo que habrá que tener en cuenta quiénes tienen turno de mañana o tarde, jornada partida o intensiva, reducción de jornada u horario flexible.
- Cambios imprevistos: los cuadrantes laborales no son estáticos, sino que se verán sometidos a constantes variaciones que pueden surgir en cuanto como bajas médicas, días libres, vacaciones…, con la consecuente adaptación del documento.
Herramientas para gestionar los cuadrantes de trabajo
Afortunadamente, los departamentos de Recursos Humanos encargados de diseñar los cuadrantes laborales tienen a su disposición diferentes plataformas y softwares para la optimización de turnos, de forma que el reparto de trabajadores se realice de la forma más eficiente y fácil posible.
- Tempus Basic. Se trata de una aplicación informática para organizar, contabilizar y gestionar los turnos de trabajo de empresas y organizaciones que dispone de una versión gratuita y otra de pago. En términos generales, esta herramienta de RR.HH. reúne información de tres ámbitos:
- Cuadrante laboral detallado. Muestra de forma gráfica y detallada una lista de trabajadores y los turnos, festivos, vacaciones, o incidencias (como bajas, permisos, guardias…) que tienen asignados.
- Disponibilidad de trabajadores y distribución de esta disponibilidad en el tiempo. Gracias a esta información, la empresa puede organizar mejor el balance de horas laborales, detectar escasez o exceso de personal y realizar ajustes y cambios horarios necesarios para solucionarlo.
- Contabilidad de horas trabajadas, vacaciones y diversos tipos de incidencias laborales. Asimismo, los responsables de Recursos Humanos podrán analizar y evaluar las condiciones laborales de los trabajadores y darles un trato equitativo y justo en la asignación de turnos y festivos.
- Tamigo. El proveedor de gestión online más importante de Escandinavia presenta en España este instrumento para elaborar cuadrantes laborales de forma automatizada. A través de la aplicación, la empresa tiene un control total en el proceso para gestionar el personal, una información que es accesible de forma inmediata a los empleados. Además, entre sus funcionalidades permite transferir los turnos a calendarios privados (como Google Calendar, Outlook o iPhone) y obtener una fotografía exacta de los costes salariales reales de un departamento u organización. Por el momento, esta app es de pago, aunque se puede probar gratuitamente durante 30 días.
- Aturnos. Este portal ofrece una gestión global de equipos de trabajo con numerosas funcionalidades –según el formato que se elija-. En su versión gratuita incluye las opciones de cuadrante y planificador de turnos, solicitud de vacaciones, cambios entre compañeros, listado de trabajadores y estadísticas, capacidades que aumentan con el modelo de pago al diseño de patrones, calculadora de turnos, histórico, alertas, bolsa de horas, indicador de absentismo o chat, por ejemplo.
- Kronos. Esta otra solución tecnológica para la planificación y programación del cuadrante laboral también automatiza el proceso de organización de empleados para optimizar cada turno de trabajo durante todo el año alienando el personal disponible con las necesidades de la empresa.
- Gesturn. Este programa de pago facilita la creación de los cuadrantes de trabajo, permite ver de diferentes maneras los turnos de trabajo, controla que se cumplan ciertas pautas definidas por el usuario, muestra gráficos y elabora estadísticas, entre otras opciones. También es compatible con los calendarios con Outlook, Google Calendar, etc. y exportable a otros formatos.
No obstante, para una especialización en la organización de la actividad en el ámbito empresarial, en el Grupo P&A disponemos de diversas acciones formativas sobre tiempos y métodos de trabajo con los que optimizar al máximo la productividad del capital humano.
