Desde tiempo atrás las empresas valoran de forma significativa el contar con un equipo de profesionales que estén formados en cuanto a la ofimática y procesos de la información se refiere. El temario que recoge el libro “Ofimática y proceso de la información” de Francisca Montañez Muñoz, que ha servido de guía para multitud de profesionales que desean estar preparados, recoge la importancia de tener unos conocimientos básicos de informática, incluyendo hardware y sistemas operativos, así como uso del teclado. No menos relevante, se instruye en la clara necesidad de conocer y dominar aplicaciones de ofimática que llegan a tener un papel imprescindible en la empresa.
Preparación informática
El profesional que sigue las pautas de este aprendizaje y se prepara para rendir en cuanto a informática, información y ofimática, debe tener en cuenta una serie de requisitos. Es importante que se conozcan los elementos fundamentales sobre el funcionamiento de equipos informáticos. Esto, incluye un dominio generalizado sobre hardware, pero también en términos de software. Todo llevado a la necesidad de, por ejemplo, configurar conexiones de red, aplicaciones o gestionar archivos y el almacenamiento de los mismos.
También se incluye en este sentido, la relevancia de conocer Internet y los distintos servicios que la red proporciona. Por ejemplo, los navegadores web, la descarga adecuada de aplicaciones y contenidos, los buscadores de información, así como la obtención de archivos y la descompresión de los mismos en el caso de ser necesario. Por otro lado la importancia de saber identificar y conocer sistemas de blog, wikis, páginas de vídeos y otros focos a través de los que se puede conseguir información, es relevante.
En todo momento se tiene que hacer especial hincapié en lo idóneo de mantener un perfil seguro siempre que se esté trabajando con recursos de software. Lo último que necesita una empresa es sufrir una infección informática, por lo que hay que tener una serie de conocimientos e intuición personal para evitar archivos de páginas que puedan ser maliciosas y derivar en una infección.
Conociendo los sistemas principales de la ofimática
Para poder cumplir en lo relacionado con este requisito en términos laborales, el profesional tiene que estar preparado para sacar partido a sistemas de hojas de cálculo. Tiene que saber usar las herramientas que tenga a su disposición y adaptarlas dependiendo de cuál sea el requisito del trabajo. Lo mismo se puede decir de los procesadores de texto, entre los que es necesario conocer su funcionamiento, las opciones que proporciona cada uno y dónde encontrar cada uno de los parámetros principales. Esto, incluye ser capaces de crear y editar tablas, gestionar la estructura de los textos y la preparación de los mismos para un proceso de impresión si fuera necesario.
Este conocimiento se expande al uso de contenidos multimedia y al intercalado de los mismos con los textos, así como a la gestión de bases de datos en su totalidad. Son muchas las herramientas de información que usa el profesional en la oficina, pero es fundamental conocerlas para que el día a día pueda realizarse con facilidad y así proporcionar una ventaja a su empresa. Esto también se relaciona con la gestión del correo electrónico, dado que es importante saber configurar cuentas en cualquier lugar y poder enviar y recibir mensajes sin importar dónde esté el empleado. La gestión del correo electrónico está relacionada también con la administración del calendario, la gestión de citas y la presencia de un entorno conectado. Las nuevas tendencias llevan a que esto requiera tener conocimiento de su gestión no solo en el entorno informático del ordenador, sino también a través del móvil. El motivo es que cada vez los dos soportes están más conectados entre sí.
En último lugar también hay que tener conocimientos de la elaboración de archivos y presentaciones, planteándolas de manera visual y aprovechando los recursos más avanzados del sector profesional.Este tipo de herramienta sigue siendo clave para realizar presentaciones animadas e interesantes en las que el contenido visual acaba teniendo una presencia determinante.
Seguir los principios de esta filosofía y preparar a los empleados en ofimática y dominio de la información será lo que evitará que muchas empresas se encuentren con que no son capaces de aprovechar el rendimiento de sus plantillas de trabajo. Un equipo bien preparado siempre será más capaz de alcanzar buenos resultados que uno que no esté listo para todo tipo de situaciones.
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