La importancia que ha ganado el aumento de la productividad en las empresas de todo el mundo es notable. Para los negocios se ha convertido en algo fundamental tener capacidad para poder alcanzar un mayor nivel de productividad. Y eso significa analizar el ratio de eficiencia y usarlo con el objetivo de optimizar el trabajo que se realiza en la oficina. A fin de lograrlo hay que introducir medidas efectivas que permitan obtener el mejor rendimiento por los recursos invertidos, no siendo posible ni recomendable recurrir a viejas técnicas como el aumento de horas de trabajo para cubrir más terreno. Ese pensamiento hace mucho que quedó obsoleto a favor de un entorno en el cual las empresas tienen que ser capaces de saber cómo aumentar la eficiencia de una manera orgánica o a través del uso de herramientas complementarias.
Analizando en silencio
Una de las herramientas que se han asentado en este sector y que están dedicadas a que tengamos la capacidad de medir la productividad es WorkMeter. Creado en suelo nacional, este programa se ocupa de que sea posible medir los niveles de eficiencia de las empresas, siendo posible potenciar en gran medida el rendimiento de cualquier empresa al ayudar a incrementar el volumen de rendimiento. El funcionamiento del software sigue lo visto en otros casos en los que se instala en el ordenador un programa que actúa en silencio, analizando lo que hace el trabajador a lo largo de su jornada.
El software sabe en todo momento qué está haciendo el empleado, como interactúa con otros programas o qué actividades realiza durante la jornada laboral. De esta forma es posible conocer qué aspectos le llevan a invertir más tiempo o a cuáles dedica menos volumen de jornada, haciendo un análisis en proporción a los procesos que se requieren en cada caso. De esta manera el trabajador puede saber cuánto tiempo ha invertido en el uso de cada programa y si esto le ha compensado. Es decir, si un empleado ha pasado 5 horas dentro de un software haciendo un trabajo que podría haber completado en 2 horas, entonces quizá debería trabajar de otra manera para optimizar su rendimiento. El software permite que sea el propio trabajador el que tome conciencia de cómo trabaja para mejorar la situación y el resultado de la empresa.
En el móvil o en el ordenador
La mayor parte de las herramientas que permiten medir el ratio de eficiencia disponen de versiones para dispositivos móviles y ordenadores de sobremesa. Es lo que ocurre con Timely, una aplicación que permite realizar una gestión del tiempo y la productividad de forma muy detallada. Si bien se pueden recomendar muchas herramientas similares, en este caso tenemos varias ventajas de las que beneficiarnos. Una de ellas se encuentra relacionada con la forma en la cual gestionamos el tiempo que invierte cada uno de los empleados y miembros de un equipo a un proyecto. El sistema contabiliza las horas invertidas y permite que tengamos un reloj con el cual se gestiona cada proyecto de una forma independiente. Para alegría de los responsables de equipos hay un sistema que permite gestionar la parada de los temporizadores si alguien se olvida de hacerlo de manera manual. Otra de sus ventajas es la facilidad con la cual se puede editar los proyectos gracias a que la interfaz de usuario está muy simplificada.
Para aquellas empresas que ya han comprobado que el control exhaustivo del tiempo quizá no se trata de lo mejor que les funciona hay alternativas. Una de ellas es iDoneThis, una herramienta que permite a los empleados de una empresa el indicar las tareas de las que se han ocupado a lo largo del día. Es una forma de gestionar los objetivos cumplidos y de comunicar al entorno de la empresa el trabajo que se va haciendo. Junto a cada anotación se pueden indicar las horas que se han invertido en el proyecto terminado, para que sea más fácil gestionar el trabajo que se ha realizado y cómo se volverá a llevar a cabo uno similar en el futuro.
Y por último no olvidemos HiveDesk, que facilita trabajar con empleados a distancia a través del teletrabajo. Lo único que hay que hacer es usar la app para que los empleados fichen al entrar y salir, así como para que den cuenta de lo que están haciendo. Cuenta con un sistema que permite capturar imágenes de forma aleatoria como método de comprobación.
