La agilidad y velocidad de los directivos a la hora de planificar tareas y llevarlas a cabo es uno de los más poderosos indicadores de la eficacia del liderazgo. Así lo pone de manifiesto la investigación realizada por Zenger&Folkman sobre la base de más de un millón de evaluaciones 360, en la que se desvela que los líderes que se sitúan en el cuartil superior en cuanto a velocidad obtienen calificaciones superiores respecto a sus habilidades de management y dirección.
No obstante, conseguir buenas puntuaciones en este aspecto no es una misión fácil. La gran cantidad de responsabilidades de los altos ejecutivos y la importante carga de trabajo a la que se ven sometidos provoca que, en determinadas ocasiones, resulte complicado desarrollar todas las misiones adecuadamente. De ahí que planificar tareas sea la base para el éxito tanto a nivel profesional como de empresa.
Concepto de planificación
George Albert Steiner define la planificación en su libro Strategic Planning como “el proceso que determina los grandes objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir tales objetivos.”
Se trata, en definitiva, de concretar qué se quiere alcanzar y cómo se va a lograr, de marcar el rumbo hacia donde se va a dirigir la compañía y diseñar los medios, acciones y procedimientos para llegar hasta esa meta fijada.
En este sentido, Harold Koontz y Heinz Weirich, autores de Essentials of Management, indican que la planificación empresarial debe reunir las siguientes características:
- Debe ir enfocada hacia la consecución de objetivos
- Debe tener prioridad respecto al resto de funciones administrativas del manager.
- Es una competencia propia de todo directivo.
- Buscan la eficiencia en cuanto a la realización de las tareas.
Ventajas de planificar tareas
Planificar las tareas es esencial en el ámbito empresarial, pues va a permitir avanzar a la organización de forma óptima, evitando que se desperdicie tiempo y trabajo en temas no relevantes, que haya duplicidad de funciones entre los distintos integrantes de la compañía o que surjan conflictos entre diferentes departamentos o profesionales.
En concreto, una correcta planificación por parte de los líderes contribuye en los siguientes aspectos:
- Permite descubrir fortalezas y debilidades del proyecto. Al analizar con profundidad los objetivos y los medios para conseguirlos, los directivos pueden conocer aspectos positivos o negativos que hasta ese momento habían pasado desapercibidos.
- Reduce el riesgo y la incertidumbre. Dado que la empresa tiene un amplio conocimiento sobre el proyecto, puede adecuar las acciones para que se desarrollen con éxito.
- Optimiza los recursos. Saber qué se va a hacer y cuáles son los medios asignados para ello favorece una mejor gestión de los recursos, reduciendo las duplicidades o los trabajos superfluos.
- Aumenta la coordinación y motivación de los equipos. Cuando los trabajadores tienen claros cuáles son sus metas y funciones dentro de los proyectos se genera un escenario más proclive a la colaboración, desembocando en mayores éxitos empresariales que refuerzan la satisfacción y motivación laboral.
Apps de ayuda en la fase de planificación
Ahora bien, las nuevas tecnologías pueden convertirse en un gran aliado de la planificación empresarial. En el mercado, encontramos numerosas herramientas que nos ayudan a organizar los proyectos y realizar su seguimiento:
- 15Five: Promueve el feedback con el equipo, posibilitando que los directivos reciban las propuestas u opiniones de los trabajadores a través de informes.
- Flowdock: Ofrece un servicio de mensajería con chat para equipos técnicos con el que mantener la comunicación entre los profesionales y el directivos.
- Trello: Desarrollada como una app de gestión de proyectos, se configura como un tablón de proyectos y tareas con el que organizar las funciones y tareas de todo el equipo, permitiendo adjuntar archivos.
- Nozbe: Aunque puede parecer una simple lista de tareas, esta aplicación también está configurada para gestionar proyectos más complejos en los que participan diferentes trabajadores de la empresa. Además de subir archivos, este software se puede sincronizar con las cuentas de Twitter, Dropbox, Evernote o Google Calendar.
- iXpenselt Lite: Esta app facilita el seguimiento de los gastos diarios y la elaboración de presupuestos periódicos, para optimizar la asignación de recursos.
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