Según un estudio de la consultora Maui Mastermind, perdemos una media de 21,8 horas de la semana laboral debido a una mala gestión del tiempo en el trabajo, pues dedicamos en torno a un 30% de la jornada a tareas de poco valor.
La gestión del tiempo en el liderazgo
En el caso de los líderes, la situación empeora, dada la mayor responsabilidad que tienen sobre sus departamentos y empresas, que los lleva a alargar las jornadas laborales para poder frente a la carga de trabajo.
De hecho, las 40 horas de trabajo a la semana, en el caso de los directivos, se disparan hasta 72, como pone de manifiesto un trabajo en el que han participado medio millar de ejecutivos y publicado en la Harvard Business Review bajo el título Welcome to the 72-Hour Work Week. “Suponiendo que estas personas duerman aproximadamente siete horas y media por noche, eso les deja solo tres horas al día de lunes a viernes para que puedan hacer todo lo demás (por ejemplo, quehaceres, ejercicio, ir al supermercado, pasar tiempo en familia, ducharse, relajarse…)”, comenta Jennifer J. Deal, autora de la investigación.
Seguro que te sientes identificado, pero no parece una rutina muy recomendable, ¿verdad? Este ritmo de vida puede desembocar en el temido síndrome de burnout, perjudicando notablemente tu desempeño profesional y, en consecuencia, la marcha de la empresa.
Sin embargo, para salir de esta situación solo hace falta una cosa: una correcta gestión del tiempo en el trabajo, entendida como la habilidad de organizar tu tiempo para optimizar los beneficios, según la definición aportada por Brian McPeak en Gestión del tiempo: aprende a aumentar tu productividad. “Al dominar el control de su tiempo, no solo te ayudas no a ti mismo, sino también a tu equipo y a tu organización en general”, apunta Prince A. Sanders en 5 Time Management Skills That Make Leaders Successful.
Beneficios de una adecuada gestión del tiempo en el trabajo
De hecho, una correcta gestión del tiempo en el trabajo conlleva una serie de efectos positivos para los directivos:
- Productividad. Si eres capaz de procesar más asuntos y hacerlo de forma organizada y sistematizada, lograrás ser más eficiente y aportarán un gran valor para la compañía.
- Reputación profesional. Saber organizarte de forma eficiente te aporta control sobre tu trabajo y resultados de más calidad, disparando la confianza tanto de superiores como de colaboradores y compañeros.
- Estrés. La acumulación de tareas pendientes genera grandes niveles de estrés, con el riesgo de que desemboquen en cuadros de ansiedad y propicien la aparición de errores. Por ello, una buena gestión del tiempo en el trabajo también reducirás la tensión que produce liderar una organización.
- Felicidad. Cuando terminas una tarea con la sensación de haber hecho un buen trabajo sientes una gran satisfacción. Esto es debido a que nuestro cerebro segrega endorfinas que nos hacen sentirnos bien con nosotros mismos y darnos más energías.
- Conciliación. Gestionar bien tu tiempo se traduce también en que dispondrás de más horas para tu vida personal, logrando un óptimo equilibrio entre trabajo, familia y ocio.
Pautas de gestión del tiempo en el trabajo para la C-Suite
¿Cómo puedes conseguir estos beneficios? En el libro Gestión Del Tiempo: Administración Del Tiempo: Cómo Usar Su Tiempo, Will Hart recoge una serie de consejos:
- Elabora un plan de acción. Se trata de concretar qué tareas tienes que llevar a cabo para conseguir un objetivo. No es una lista de tareas pendientes, sino en los pasos específicos que necesitas desarrollar para conseguir la meta.
- No procrastines. “Cuando las personas postergan las cosas, destruyen el impulso, ralentizan los logros de los objetivos marcados y restringen las oportunidades futuras al bloquear el tiempo”, sostiene el experto. Por ello, recomienda establecer plazos concretos para la finalización de las tareas y fijar también fechas de entrega de metas intermedias, como forma para evitar esos trabajos “de última hora”.
- Registra tus actividades. Nuestra mente tiende a generar mitos sobre en qué gastamos los minutos. Por ello, para saber en qué malgastas tu tiempo, puedes llevar a cabo un registro de todas las tareas que realizas a lo largo del día. De este modo, conocerás de forma pormenorizada a qué dedicas la jornada con datos fehacientes y tomar las medidas oportunas. Es probable que te sorprenda comprobar qué dedicas una hora a reuniones irrelevantes, por ejemplo.
- Concéntrate en los resultados. En ocasiones, los líderes están inmersos en su actividad frenética y no se paran a priorizar entre lo importante y lo urgente. “Esto es un grave error”, asegura Pablo Alborés en Gestión del tiempo: el time management y su aplicación en la empresa actual. Es necesario que focalices tu trabajo en las metas relevantes, pues no debemos olvidar que –siguiendo el principio 80-20- el 20% de nuestro esfuerzo genera el 80% de los resultados.
- Sé determinante. Aprende a decir no. El tiempo es un recurso limitado y nadie puede con todo, así que cuando surjan nuevos proyectos o encargos, valora si realmente dispones del margen suficiente para acometerlos.
- Delega. En este mismo sentido, debes aprender a delegar en tu equipo. Reparte las tareas entre los trabajadores y muéstrales confianza respecto a su trabajo. No solo te ayudará con la gestión del tiempo en el trabajo, sino también con la motivación e implicación de los empleados.
- Elimina las distracciones. Las micropausas –esos pequeños espacios que tardamos en recuperar la concentración mientras pasamos de una actividad a otra- suponen una pérdida de 60 minutos al día, según el estudio de II Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles. Trata de evitar a estos ladrones de tiempo: bloquea las notificaciones, pide que no te interrumpan, cierra la puerta, silencia el móvil…
- Responde rápidamente. Siempre que sea posible y no afecte a lo realmente importante, es de ayuda contestar llamadas y correos cuanto antes. Esto libera nuestra mente de esas cosas pendientes y nos permite enfocarnos mejor en los objetivos.
- Sé ordenado. Mantener un espacio de trabajo organizado, donde sabes dónde está cada cosa, contribuye a gestionar mejor los imprevistos y tomar decisiones ágiles.
- Descansa. Según el informe Relationships between work-home segmentation and psychological detachment from work: The role of communication technology use at home, los directivos padecen una negativa incapacidad para desconectar del trabajo que les impide recuperarse de las exigencias del día a día, provocando hastío, cansancio, apatía, estrés y falta de rendimiento. Descansar y dedicar tiempo al ocio son las recetas para combatir estos síntomas.
Junto a la gestión del tiempo en el trabajo, el liderazgo también requiere agilidad. Por ello, Jack Zenger y Joe Folkman han determinado cuáles son las características diferenciadoras de aquellos directivos que trabajan un ritmo rápido sin afectar a la calidad. ¿Quieres saber cuáles son? Te las explicamos en este webinar.
