La mayoría de las empresas son conscientes de la importancia de la formación continua para la mejora de la competitividad y la productividad de los equipos de trabajo, pero ¿saben realmente cómo desarrollar una gestión eficaz de la capacitación profesional?
Existen diversos aspectos que deben ser predefinidos por los directivos y responsables de Recursos Humanos. ¿Qué materias satisfacen las necesidades de la plantilla?, ¿qué metodología es la más adecuada para la empresa?, ¿cómo se va a distribuir el presupuesto entre las distintas iniciativas? ¿de qué modo se analizará el impacto de los cursos?
Estas son algunas de las cuestiones a las que debe dar respuesta el plan de formación de la empresa, un documento que tiene como objetivo plasmar las necesidades de capacitación del capital humano y detallar el procedimiento para su ejecución.
Si queremos conseguir resultados óptimos, la clave no reside en ofrecer un interminable catálogo de cursos, sino en posibilitar el acceso a una formación ajustada a cada trabajador y alineada con los objetivos estratégicos de la compañía.
Para facilitar la confección de esta herramienta empresarial, veamos cuáles son los pasos o secciones que integran el plan de formación de cualquier compañía.
Paso 1: Identificación de las necesidades formativas
¿Cuáles son los retos y obstáculos a los que se enfrentará la plantilla a corto y medio plazo? Antes de concretar las acciones específicas que integrarán el plan de formación es fundamental analizar la situación de partida de la organización.
Se trata de aportar soluciones a través de las iniciativas de capacitación profesional a los problemas originados por un fallo en el desempeño de las funciones por parte de los empleados, por la necesidad de actualización tecnológica o el surgimiento de nuevas demandas del mercado o por los cambios normativos sobrevenidos.
Por ejemplo, si la empresa tiene prevista la expansión en el mercado asiático, será imprescindible dotar al personal encargado de las relaciones con estos países los conocimientos lingüísticos que les permitan desarrollar eficazmente su trabajo. En cambio, en una compañía que opera exclusivamente en su país, probablemente existirán otros cursos más prioritarios para sus fines que la formación en idiomas.
Paso 2: Diseño del plan de formación
En las empresas, cada trabajador o equipo tiene unas competencias concretas, de modo que para una mayor eficacia de nuestra estrategia formativa es vital que los directivos y departamentos de Recursos Humanos establezcan las acciones en función de las habilidades y necesidades de cada persona.
De ahí la importancia de realizar un diagnóstico previo en el que se determinen los siguientes aspectos:
- Relación de los puestos de trabajo, funciones, habilidades y destrezas requeridas en cada uno de ellos.
- Análisis de las evaluaciones del desempeño de cada trabajador en su puesto.
- Inclusión de las peticiones individuales de cada empleado en cuanto a su formación profesional.
De este modo podremos obtener una imagen pormenorizada de las carencias o disfunciones formativas de la empresa y podremos dar una respuesta acorde a través del plan de capacitación profesional.
Paso 3: Planificación de las acciones
Una vez que conocemos qué demandas formativas tiene la empresa a nivel global e individual, llega el momento de establecer cómo se van a satisfacer las mismas.
Para ello, Recursos Humanos tendrá que priorizar los diferentes proyectos de capacitación en función del presupuesto asignado y los objetivos más acuciantes para la organización, así como determinar la metodología elegida para la formación (presencial, e-learning…), el proveedor de los servicios, los contenidos de las acciones, los trabajadores beneficiaros de las mismas y el calendario de impartición de los cursos.
Paso 4: Evaluación de los resultados
El plan de formación también deberá determinar cuáles serán los sistemas y mecanismos de evaluación que nos permitirán conocer el grado de adecuación entre los objetivos formativos y los resultados obtenidos a través de las acciones, con el fin de conocer si la programación ha sido eficaz y rentable y aplicar una mejora continua en la continuación de la estrategia de capacitación.
Algunos de los indicadores que nos pueden ayudar en esta labor son las encuestas de satisfacción a los empleados, las evaluaciones aportadas por el proveedor de los servicios formativos, el análisis de la aplicación de los conocimientos por el profesional en su puesto de trabajo, los informes sobre el impacto de la formación por los superiores o los estudios sobre el retorno de la inversión.
Y una vez que tengamos las conclusiones sobre las fortalezas y debilidades del plan de formación, el ciclo se cerrará con su integración dentro del documento para optimizar la estrategia en el futuro.
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