Definición y precisiones
La Planificación ofrece la oportunidad de comprobar la alcanzabilidad de los objetivos, es la garantía de su consecución. Ayuda a reconocer las áreas potenciales de problemas y dificultades, facilitando la búsqueda de formas y prácticas eficaces para conseguir los objetivos. Ofrece una base sólida para estimar los costes, desarrollar la periodificación de las acciones, la naturaleza y el alcance de los recursos necesarios. Además ayuda a identificar la naturaleza de las relaciones de trabajo y el apoyo necesario de otros miembros de la organización. Permite también anticipar las contingencias en las que se basa el logro de los objetivos.
La planificación no se limita a predecir el futuro, sino que se deben de formular las alternativas de acción para alcanzar el futuro y elegir la más adecuada, proveer los recursos disponibles y trabajar hasta que se alcance la situación prevista. Si un objetivo se cumple sin planificación, no es un objetivo, es una predicción. Cuanto más complejo es un objetivo, más difícil de cuantificar y en entornos turbulentos e impredecibles, más necesario se hace aún una planificación sistemática.
En resumen, la Planificación consiste en “coordinar los recursos y los esfuerzos en secuencias de acción máximamente eficaces”.
Errores de planificación
Falta de datos relevantes, objetivos inadecuados, oportunidades y riesgos sin definir y estimación inexacta de costos son cuatro de las 7 causas por las que los proyectos empresariales fracasan, según una encuesta del Project Managment Institute.
Otros fallos en la formulación de planes son: incongruencia con la misión; no considerar el factor humano; referir el plan únicamente al pasado (para corregir); no hacer seguimiento ni control de los resultados, y no prever planes de contingencia.
Todas ellas, o al menos parte de ellas, podrían haberse solventado de haber conocido qué es un plan de trabajo y cómo elaborarlo.
¿Qué es un plan de trabajo?
A la hora de definir qué es un plan de trabajo, debemos responder a estas tres cuestiones: qué queremos, qué tenemos y cómo vamos a conseguirlo. Son la esencia de esta herramienta de planificación y gestión empresarial en la que se recogen las directrices para llevar a cabo un proyecto a partir de la conexión entre recursos y tiempo de la organización.
Puede que, sin saber qué es un plan de trabajo, consigamos los objetivos que pretendíamos, pero es muy probable que superemos la fecha de entrega, sea más costoso o, incluso, esta consecución no se produzca en su totalidad. En cambio, si disponemos de este instrumento, las posibilidades de cumplir con lo previsto de forma eficiente se multiplican, pues actúa como una especie de brújula o mapa que nos conduce hacia las metas establecidas.
¿Cuándo se utiliza esta herramienta?
Por ello, independientemente de que se trate de proyectos específicos, objetivos tácticos o líneas estratégicas de la compañía, cualquier acción aprobada por una empresa requiere, antes de su puesta en marcha, el diseño de lo que es un plan de trabajo.
Como consecuencia, su utilidad en el sector empresarial es muy diversa. Es habitual emplearlo en la búsqueda de financiación, presentando este informe para convencer a los inversores sobre la viabilidad del proyecto.
El plan de trabajo también contribuye a planificar cómo vamos a ejecutar el conjunto de acciones e iniciativas. Al mismo tiempo, sirve de guía de trabajo para los propios empleados implicados en su ejecución o para explicar a la dirección de la organización en qué tareas estamos inmersos.
¿Cómo se elabora un plan de trabajo?
En términos generales, al descifrar qué es un plan de trabajo, observamos que esta hoja de ruta analiza y recopila de forma previa y pormenorizada los objetivos planteados en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que nos vamos a enfrentar y la metodología que usaremos para afrontarlos.
A modo de ejemplo, el proceso de elaboración de lo que es un plan de trabajo incluye los siguientes elementos:
Objetivos
Debemos recoger la misión y visión de la compañía y los objetivos tanto a nivel externo (como puede ser la reputación de marca o ampliación de la cuota de mercado) como interno (relativos al capital humano y mejora de proceso e infraestructuras).
Los objetivos son situaciones a conseguir, resultados a lograr y, a veces, problemas clave a resolver. En su definición, es muy importante no confundir resultados con acciones.
Para obtener esta información, es recomendable utilizar el modelo de objetivos SMART.
Recursos
En este punto, evaluaremos los recursos que son necesarios para llevar a cabo el proyecto, tanto de personal, como materiales y económicos.
El resultado será un inventario pormenorizado de los recursos que se precisan, especificando cuáles están disponibles y cuáles debemos incorporar. De este modo podremos establecer un presupuesto final para el proyecto.
Personas implicadas
Consiste en identificar al público objetivo, aquellos que se verán o podrían verse implicados (como proveedores o clientes internos, por ejemplo) y los empleados que se encargarán de desarrollar lo que es el plan de trabajo.
Respecto a este último punto, cuanto más concreto sea el reparto de tareas y responsabilidades, su jerarquía y protocolo de comunicación interna, menor será el riesgo de que surjan problemas durante la ejecución.
No debemos olvidar tampoco de a quién nos dirigimos a la hora de redactar lo que es el plan de trabajo. Si, por ejemplo, vamos a presentar el dossier ante posibles inversores, o a directivos para su aprobación, el lenguaje y -sobre todo- el mensaje que tenemos que transmitir debe ser muy distinto que en el caso de que lo estemos explicando al equipo de trabajo. Por eso, es recomendable que, sobre el documento base, realicemos distintas versiones en función de las diferentes audiencias.
Periodicidad
Otro de los requisitos sine qua non para concretar qué es un plan de trabajo es establecer un calendario de actuación.
Por un lado, es imprescindible señalar una fecha de vencimiento del proyecto. Pero, igual de importante es desplegar una cronología detallada con las distintas fases de la ejecución, marcando pequeños hitos que permitan controlar cómo evoluciona la iniciativa a lo largo del tiempo.
Análisis DAFO
También es esencial plasmar en el plan de trabajo el diagrama de riesgos y posibilidades existentes que pueden afectar al proyecto. En este caso, podemos emplear un análisis DAFO, analizando las debilidades y fortalezas internas, y las amenazas y oportunidades externas.
Ahora bien, como estamos en un entorno cambiante, es aconsejable designar a una persona que se encargue de acompañarnos durante la evolución de estas circunstancias y la detección de nuevos elementos.
Estrategias de actuación
De nada sirve conocer el análisis DAFO del proyecto si no planteamos soluciones. Por ello, el plan de trabajo debe ir acompañado con las estrategias específicas que seguiremos para aprovechar las fortalezas y oportunidades y para mitigar las debilidades y amenazas.
Seguimiento (Factores críticos del éxito)
Una vez planificada la obtención del objetivo, es imprescindible efectuar un SEGUIMIENTO durante el calendario y al final, un CONTROL de su consecución. Por tanto, el documento debe recoger los criterios que van a determinar el éxito o fracaso del proyecto.
Para evitar una decepción al final del proceso, el plan de trabajo tiene que contar con elementos de medición durante su desarrollo. Solo así podremos conocer cuanto antes si los objetivos se están desviando y actuar en consecuencia.
En Grupo P&A ayudamos a las empresas y a sus directivos a conseguir que sus metas se conviertan en una realidad. Por eso, ponemos a disposición de las organizaciones diferentes programas de desarrollo, como la D.P.O. (Dirección por Objetivos) actualizada, Liderazgo Speed, el P.O.M. (Profession of Management), Planificación Estratégica. A través de este servicio, los ejecutivos descubren herramientas y conceptos que ayudan a tener una perspectiva más sistémica e integrada, una gestión sólidamente asentada, mayor alineación de los equipos, y una mayor velocidad en la ejecución mientras se mantiene una alta calidad.
Una última reflexión: “la planificación reduce la incertidumbre ante el futuro“.
ANEXO 1 D.A.F.O.
ANEXO 2 DOCUMENTO DE PLANIFICACIÓN
ANEXO 3 FASES DE PLANIFICACIÓN
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