La evaluación del desempeño se ha convertido ya en un proceso habitual en las empresas. Con este mecanismo estratégico vamos a poder detectar las fortalezas y debilidades del grupo, potenciar las primeras y minimizar las segundas; identificar el potencial de los empleados y atribuir nuevos objetivos para desarrollarlo; y decidir las compensaciones económicas merecidas por cada trabajador en función de su aporte a la compañía.
Pero para que la evaluación del desempeño cumpla todos estos objetivos, no nos bastará con informar al empleado de cuáles son sus carencias o de comunicar la mejora salarial conseguida por un trabajador gracias a su esfuerzo. No debemos olvidar que esta herramienta tiene como finalidad mejorar el funcionamiento y productividad de la empresa, de modo que la comunicación entre jefe y trabajador debe ir más allá y aprovechar los datos recopilados durante el proceso para implementar acciones que contribuyan al crecimiento empresarial.
De ahí que la fase de la entrevista entre superior y empleado sea uno de los momentos más críticos y relevantes de todo el proceso evaluativo, donde pondremos sobre la mesa las conclusiones y pautas específicas para cada caso.
Punto de partida
Podemos utilizar un símil médico para comprender mejor cómo funciona la evaluación del desempeño. Si vamos al doctor por una dolencia se producirá es un intercambio de información sobre los síntomas, con explicaciones del paciente y preguntas del facultativo. Tras esta fase, y realizadas todas las pruebas necesarias, el médico emitirá su diagnóstico: “Padece un cuadro gripal agudo”. Pero, ¿en qué nos ayuda saber qué sufrimos si no hay un plan de acción para solventarlo? En nada. Si el doctor se limitara a informarnos de nuestra enfermedad sin aportar un tratamiento, nuestra satisfacción sería nula y la gripe seguiría haciendo estragos en nuestro cuerpo.
En la evaluación del desempeño ocurre lo mismo: ¿de qué le sirve al trabajador saber lo que hace mal o hace bien si no incluimos, también, las estrategias que emplearemos para sacar provecho de sus fortalezas y/o subsanar sus limitaciones?.
Pues bien, trasladando este ejemplo, la consulta es nuestra empresa, los jefes de equipo somos los doctores y los trabajadores, los pacientes. ¿Cómo afrontamos la entrevista de evaluación de desempeño?, ese momento en el que tenemos que comunicar las conclusiones del procedimiento y el plan de acción consiguiente. Siguiendo los próximos consejos lograremos que esta herramienta cumpla a la perfección su misión.
Prepárate para la entrevista
Ya hemos incidido en la importancia que tiene la entrevista de la evaluación del desempeño en todo el proceso, por lo que no cometas el error de presentarte a este momento con las manos vacías, sin haber programado lo que quieres decir y conseguir. La improvisación en la entrevista de la evaluación del desempeño puede llevar al traste semanas de trabajo previo.
¿Y qué vamos a tener que analizar antes de la entrevista? Varios puntos son fundamentales:
- Lugar de la reunión. Puede que caigas en la solución fácil de convocar al evaluado a tu despacho. Sin embargo, el trabajador puede sentirse menos receptivo en la mesa del jefe, por lo que es recomendable buscar un espacio neutral, para que el feedback sea lo más fluido posible. Las zonas de usos comunes, como la sala de reuniones, son una buena opción.
- Tiempo de la entrevista. Entre 45 y 60 minutos es la duración ideal para la entrevista de la evaluación del desempeño. Además, debes procurar dedicar un tiempo similar en todos los casos, para no crear confusión entre los empleados.
- Puntos a tratar. Al llegar a la reunión debemos tener claro qué vamos a decir y preguntar al evaluado. En términos generales, hay una serie de temas indispensables en la entrevista:
- ¿Ha logrado el trabajador los objetivos esperados?
- ¿Cuáles son los puntos fuertes del empleado, cómo han ayudado al desarrollo empresarial y qué acciones vamos a implementar para potenciarlos?
- ¿Qué debilidades presenta el evaluado y cuál es el plan de acción previsto para eliminarlas?
- ¿Es capaz el trabajador de aumentar sus responsabilidades en la empresa y cuáles van a ser éstas, en caso afirmativo?
- ¿Cómo vamos a realizar el seguimiento de las estrategias de desarrollo profesional aplicadas?
Explica los objetivos
Nada más comenzar la entrevista de evaluación del desempeño, los jefes de equipo deben dejar claro al trabajador en qué consiste y que finalidad tiene este procedimiento. Se trata de que el evaluado comprenda que la evaluación del desempeño no consiste en la búsqueda de defectos para minar la confianza del empleado, sino todo lo contrario.
Como responsable, tendrás que hacerle ver que este proceso también es beneficioso para él y que el objetivo es mejorar sus fortalezas, ayudarlo a superar sus debilidades y compensar el esfuerzo. Explícale en qué va a consistir la entrevista e incide en que se trata de una conversación en la que el trabajador puede aportar sus inquietudes, temores y expectativas de forma abierta. Cuanto mejor cale esta idea en el evaluado, más receptivo se mostrará el entrevistado y, así, conseguiremos una mayor eficacia y compromiso en la puesta en práctica de los planes de acción.
Desarrolla un alto grado de feedback
Una vez metidos en materia, recuerda en todo momento que debes propiciar la participación del empleado. No se trata de un monólogo, donde el jefe expone los defectos y virtudes del empleado. Informa al evaluado sobre los resultados de la evaluación del desempeño y accede a que pueda aportar sus argumentos, opiniones y posibles soluciones a cada uno de ellos.
De hecho, es recomendable que empieces la entrevista dándole la palabra al trabajador: permite que exponga su propia visión de cómo se ve en la empresa, si considera que está cumpliendo objetivos y cuáles cree que son sus fortalezas y debilidades.
La asertividad va a ser clave. Para evitar que el evaluado se sienta atacado y se cierre en banda a colaborar, suele funcionar el hecho de comenzar hablando de lo que ha hecho bien el trabajador y seguir después con las debilidades, basando tus afirmaciones en hechos objetivos, procurando evitar el uso de adjetivos. En lugar de afirmar tajantemente: “Eres demasiado lento”, utiliza otra vía como: “En los últimos meses están llegando los informes tarde, ¿qué ocurre?”.
Plantea las soluciones
Ya tenemos el diagnóstico, ahora toca recetar el tratamiento. Una vez que hayas conversado con el empleado sobre los puntos fuertes y débiles, llega la hora de explicar qué acciones concretas vais a poner en marcha para mejorar el rendimiento del trabajador.
En esta parte tampoco estarás sólo. El evaluado también tendrá voz en la planificación de estrategias ya que, sin su aprobación y compromiso, de poco servirán las medidas que adoptemos. Tenemos varias opciones de negociación:
- Convencerlo de que es la decisión correcta. Suele funcionar en los nuevos empleados, aunque debemos estar atentos a que realmente el evaluado confirme su aceptación.
- Dialogar con él para hallar una solución consensuada que permita superar los problemas y mejorar el desempeño.
Establece un seguimiento
“Vuelva en una semana para la revisión y si los síntomas empeoran, llámeme inmediatamente”. Esto es lo que diría el médico para finalizar la consulta, y en la entrevista de evaluación del desempeño debemos cerrar la reunión del mismo modo. Es decir, estableciendo cómo se va a hacer un seguimiento de las acciones acordadas, cuál es el tiempo en el que se van a desarrollar y cuándo vamos a evaluar de nuevo la eficacia de las medidas.
