¿Eres de los que caen en la trampa de las interrupciones en la oficina? ¿Te cuesta mantener la concentración en una misma tarea? ¿Pospones los asuntos importantes hasta última hora? La capacidad para focalizar es una de las características de los grandes líderes, capaces de discernir lo importante de lo superfluo o secundario y conscientes de la importancia del trabajo constante para conseguir los objetivos.
De hecho, uno de los bloques de las habilidades que definen a los líderes extraordinarios, según las investigaciones desarrolladas por Jack Zenger y Joseph Folkman, es la orientación hacia resultados.
Pero ¿cómo vamos a conseguir promover la obtención de objetivos y tomar la iniciativa si somos incapaces de mantener nuestra atención? Conocer los efectos de una mala gestión del tiempo, los detonantes de estas interrupciones en la concentración y las técnicas para evitarlas nos ayudarán a mantener nuestra mente focalizada. Te contamos cómo conseguirlo.
- El tiempo perdido en la oficina en datos
- Los principales causantes de la desconcentración
- Técnicas para aprender cómo concentrarse en el trabajo
El tiempo perdido en la oficina en datos
Aunque, a priori, las pequeñas interrupciones y detonantes de desconcentración pueden parecer irrelevantes, este asunto no es cuestión baladí cuando analizamos los datos sobre el impacto que genera en los profesionales y las empresas.
Por un lado, según un estudio desarrollado por Salary.com en colaboración con Microsoft y América Online, los trabajadores pierden hasta 16 horas semanales de media en una jornada de 45 horas de lunes a viernes. De hecho, prácticamente la totalidad de los empleados (el 90%) admite que desaprovecha el tiempo en algún momento, uno de cada tres asegura perder entre 30 minutos y una hora al día y un 22% afirma que desperdicia entre 2 y 3 horas cada jornada. Incluso un 4% de los encuestados en la investigación reconoce que dedica más de la mitad de su horario laboral a tareas que nada tienen que ver con su puesto.
Esto, de forma consciente, porque hay que añadir también las pérdidas de concentración que se generan durante la actividad laboral, mientras que pasa de una actividad a otra. En este sentido, cabe destacar que el cerebro humano necesita 11 minutos para estar al 100% de su rendimiento y 120 segundos para recuperar la concentración total tras una interrupción, según un estudio de Workmeter.
Los principales causantes de la desconcentración
¿Dónde se encuentran los principales detonantes de la desconcentración? En la era de la comunicación, los profesionales se enfrentan a infinidad de inputs a lo largo del día que pueden mermar su dedicación a las tareas realmente relevantes.
Para lograr una excelente gestión del tiempo y aprender cómo concentrarse en el trabajo es necesario desenmascarar a los llamados “ladrones de tiempo” más habituales de la oficina. Según un estudio de Harry Poll para CareerBuilder, estos son los mayores “enemigos” de la productividad:
- Teléfonos móviles. Atender las llamadas entrantes se convierte ya de por sí en una causa de que los profesionales se descentren de su tarea, pero ahora hay que sumar numerosas interrupciones vía Smartphone, como notificaciones, Whatsapp, recordatorios, etc. Así, la mitad de los profesionales encuestados señalan a este aparato como la principal causa de pérdida de concentración.
- Navegar por internet. Seguro que más de una vez has entrado en la red para hacer una consulta y sin saber cómo has estado saltando de web en web durante más de una hora, olvidando por completo el motivo de tu búsqueda. Por esto, el 44% de los trabajadores señalan internet como el segundo elemento que más interfiere en la concentración.
- Rumores. A pesar de la expansión tecnológica, los cotilleos y chismes entre los compañeros ostentan el tercer puesto de los ladrones de tiempo, siendo señalados por el 37% de los participantes en la investigación.
- Redes sociales. Salvo que sean una herramienta laboral, la consulta de los perfiles de Facebook, Twitter, Instagram y demás plataformas sociales son el cuarto causante de la pérdida de concentración.
- Revisar el correo electrónico. En la actualidad sufrimos cierta hiperconectividad que nos obliga a chequear constantemente el email, generando grandes pérdidas de tiempo.
- Interrupciones por los compañeros. Otra situación que nos hace perder la concentración con frecuencia son las visitas o llamadas de colegas preguntando dudas o aportando información. Aunque, en la mayoría de las ocasiones, son de índole laboral, estas pequeñas interrupciones también afectan a la gestión del tiempo.
- Descansos. Es recomendable realizar paradas cada cierto tiempo para refrescar la mente, pues diversos estudios científicos revelan que el cerebro solo puede mantenerse concentrado durante 45 minutos. Sin embargo, estas pausas pueden ser muy negativas cuando se alargan por encima de los 5 minutos.
- Reuniones. Son muy necesarias siempre y cuando sean procedentes y estén perfectamente enfocadas hacia el objetivo perseguido. No obstante, aún existen muchos casos en los que estos encuentros son espacios de divagación que generan grandes pérdidas de tiempo y concentración.
- Ambientes caóticos. Otro gran distractor en las compañías son los ambientes ruidosos, donde mantener la concentración puede resultar una misión imposible.
- Diseño de la oficina. La propia distribución del espacio de trabajo, en cubículos, puede resultar esencial para que los empleados puedan mantener la atención en sus tareas.
Técnicas para aprender cómo concentrarse en el trabajo
Por suerte, esta habilidad puede desarrollarse y fortalecerse a lo largo de nuestra vida. En este sentido, los siguientes métodos para concentrarse pueden servirnos para mejorar nuestro desempeño laboral, ser más productivos y estar más satisfechos con nosotros mismos.
La regla del 5
Si nuestro problema es la frustración ante una tarea, debido a que nos esté resultando complicada o tediosa, una técnica para avanzar y superar el atisbo de abandono es aceptar llevar a cabo 5 unidades más.
Por ejemplo, si estamos redactando un exhaustivo informe, antes de dejarlo a un lado por agotamiento, debemos escribir cinco páginas más; si estamos deseosos de poner fin a la jornada, a pesar del cúmulo de trabajo pendiente, debemos obligarnos a permanecer cinco minutos más.
De este modo, nuestro cerebro reforzará la resistencia mental y fuerza de voluntad, del mismo modo que los grandes deportistas obtienen sus mejores resultados cuando se sobreponen a la primera llamada de su cuerpo para darse por vencido.
El orden como antídoto
Según la investigación Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex, publicada en el National Center for Biotechnology Information, los espacios de trabajo desordenados influyen de forma negativa en la capacidad de concentración de los profesionales.
Por tanto, mantener el orden en la mesa y crear ambientes de trabajo pulcros y organizados potenciará nuestra eficacia y productividad.
Una tarea en cada momento
Con la alta exigencia que presentan los puestos de alta dirección de las empresas, donde los líderes deben estar pendientes de numerosos asuntos y responsabilidades, uno de los grandes problemas que sufren los directivos es la falta de focalización en los asuntos prioritarios y la necesidad de incorporar técnicas para no perder el tiempo
Es habitual comprobar cómo estamos tratando de diseñar una estrategia de expansión mientras nuestra mente recorre otros temas: contestar un email, recordar que hay que llamar a tal cliente, o incluso, no olvidar recoger a los niños de la escuela.
¿La solución? Imponernos tiempos para llevar a cabo cada objetivo y, durante ese espacio, dedicar toda nuestra atención a su ejecución, sin interrupciones. Como bien expresó Samuel Goldwyn: “Si miro confundido, es porque estoy pensando”.
Puede ayudar, también, plasmar en una agenda –digital o impresa– el resto de tareas pendientes. De este modo, liberaremos a nuestro cerebro de la obligación de recordar lo que tenemos que hacer el resto del día. Incluso existen aplicaciones, como la Pomodoro, que nos facilitarán seguir los tiempos marcados.
Emplear las manos como enfoque
Otro de los métodos para concentrarse es la siguiente técnica corporal: se trata de imaginar que nuestra mente funciona como una cámara fotográfica, mientras que nuestros ojos actúan como la apertura focal.
Habitualmente, nuestra visión se asemeja a una lente angular, en la que recibimos información desde diferentes puntos. Sin embargo, cuando colocamos nuestras manos alrededor de los ojos, pasamos a tener una perspectiva de teleobjetivo, en la que se pierde campo visual pero se gana en nitidez y profundidad.
Con este sencillo gesto eliminamos las distracciones que nos rodean, y ayudamos a nuestra mente a concentrarse en una tarea.
La meditación para superar el estrés
Sí, es cierto que el estrés libera adrenalina y, en algunas ocasiones, es el impulso que necesitamos para afrontar el trabajo con energía y concentración.
Sin embargo, cuando esta situación se vuelve crónica puede acabar en depresión, ansiedad, falta de sueño, disminución de la focalización o el síndrome de burnout. Así lo ponen de manifiesto numerosas investigaciones neurocientíficas, como la desarrollada por la Universidad de California, en la que confirma que el estrés crónico provoca que el cerebro se encoja, y genera trastornos del estado de ánimo y dificultades de aprendizaje.
Para corregir este exceso de presión, los expertos recomiendan practicar la meditación como ayuda a la concentración y la recuperación mental. Incluso el estudio científico The effects of the transcendental meditation and TM-Sidhi program on the aging process, elaborado por Wallace, Dillbeck, Jacobe y Harrington, puso de manifiesto que la meditación trascendental genera un rejuvenecimiento mental de 2,2 años, llegando en algunos casos a los 12 años en los practicantes.
Como consecuencia, muchas grandes empresas como Google, Apple, HBO o Nike, ya han incorporado en sus organizaciones programas de mindfulness y meditación, para mejorar el bienestar de los trabajadores y la productividad de la compañía.
Dormir lo suficiente
Un sueño reparador tiene grandes beneficios para las personas: mejor estado de ánimo, mayor concentración, rapidez de reflejos, actitud positiva… De hecho, todos habremos sufrido en alguna ocasión las nefastas consecuencias de una mala noche.
Entonces ¿por qué nos empeñamos en reducir el descanso? Ya no solo se trata de la cantidad de horas de sueño, sino de la calidad de las mismas.
Por ejemplo, la luz de los dispositivos electrónicos, como el Smartphone, la televisión o el ordenador es la más nociva, pues imita a la luz natural, lo que provoca que nuestro cerebro reduzca la melatonina (hormona encargada de inducir el sueño).
Para minimizar el impacto que el uso de las tecnologías conlleva, podemos emplear herramientas que adapten esta luminosidad, como programas que cambian el tipo de luz en función de la hora del día o protectores tintados de pantallas, menos nocivos.
… y respirar
¿Sabías que ocho de cada diez personas contienen la respiración mientras leen un email? Esta práctica es denominada la “apnea del correo electrónico” y viene a demostrar que, aunque parezca una obviedad, es necesario aprender a respirar como uno de los métodos de concentración.
Como todos sabemos, nuestro cuerpo –y mente– necesita oxígeno para sobrevivir, pero si queremos conseguir una mayor focalización, también debemos respirar correctamente. La gran mayoría de las personas desarrolla una inhalación superficial; sin embargo, una respiración profunda, en la que usemos el diafragma y mantengamos una postura correcta, contribuye a la mejora de la concentración.
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