En las investigaciones sobre el liderazgo, se ha descubierto que una de las características más valoradas por las organizaciones es la capacidad de producir buenos resultados de una forma consistente; en otras palabras, los líderes son valorados, en gran parte, por lo productivos que son. Cuando se les pregunta qué se interpone en el camino de una mayor productividad, la respuesta más frecuente es las distracciones.
Desde hace muchos años, los estudios concluyen que los trabajos de los directivos se caracterizan por breves ráfagas de atención sobre diferentes temas que, a menudo, duran entre 4 y 10 minutos. A cada acontecimiento se le da una respuesta inmediata y, repentinamente, le sucede otro asunto y así sucesivamente. El peligro es que cada respuesta carece de suficiente calidad, ya que termina siendo, en gran medida, superficial.
Los avances tecnológicos han agravado la situación, ya que las comunicaciones bombardean continuamente a todos los empleados. Como se puede observar en el siguiente gráfico, hemos pasado de 1.000 comunicaciones anuales en el año 1970, a 30.000 en el año 2010. Un último dato actualizado, el Radical Team Group, que hace análisis globales en todo el planeta, ha señalado que en la actualidad se producen diariamente 269 mil millones de comunicaciones en la Tierra.
Reflexione: ¿Cuántas recibo diariamente? ¿Cómo afectan a mi eficacia? y ¿Cómo las gestiono?
Distracciones.
¿Son la distracciones una razón suficiente para reducir la productividad? La respuesta es afirmativa. No solo la distracción es causa de un rendimiento más bajo, sino que la anticipación de una distracción hace que la productividad disminuya. En el pasado, las investigaciones sobre las interrupciones y distracciones se centraban en el efecto producido en el tiempo y los errores en el trabajo. Estas métricas son razonables y ayudan a relacionar las interrupciones en los costos. Cyrus Foroughi y su equipo de la Universidad George Mason iniciaron una investigación sobre el impacto de las interrupciones en la calidad del trabajo. Para ello, los investigadores seleccionaron un trabajo creativo y complejo: esbozar y escribir un ensayo.
Experimento.
Se pidió a unos 50 estudiantes universitarios que escribieran un ensayo basado en la Guía de ensayos universitarios, según las directrices del College Board. Los participantes hicieron tres ensayos, bajo tres condiciones: 1ª Un ensayo sin interrupciones (control). 2ª Un ensayo con interrupciones en la fase de planificación. 3ª Un ensayo con interrupciones en la fase de escritura. A los participantes se les dio 12 minutos para planificar y delinear sus ensayos en papel; a continuación se les proporcionó 12 minutos para escribir sus ensayos en un ordenador. Mientras trabajaban en sus ensayos, los estudiantes fueron interrumpidos en intervalos aleatorios con diversos temas: problemas matemáticos, descifrar palabras y otros. Se indicaba a los participantes que antes de volver a los ensayos completaran la mayor cantidad posible de la tarea de interrupción durante los 60 segundos que duraba la interrupción.
Los ensayos fueron calificados por evaluadores capacitados, usando la escala (1 a 6) del College Board. Además se evaluó tanto el número de palabras (fluidez) como la precisión del trabajo (expresión). Ningún participante obtuvo una puntuación más alta cuando fue interrumpido en comparación con la condición sin interrupciones. El 96% de los participantes lo hizo peor en “las condiciones de interrupción” recibiendo calificaciones significativas más bajas, tanto en calidad como en cantidad (1). El 4% restante permaneció igual.
No está suficientemente claro del todo por qué ocurre esto. Es posible que las personas necesiten tiempo para volver a enfocar su atención y pensamiento en la tarea original (2).
Controlar las distracciones.
Odysseus, el conocido personaje de la mitología griega (más conocido con el nombre latino de Ulises) y paradigma del hombre moderno (3), fue un ejemplo clásico de control de las distracciones. Quería escuchar la hermosa música de las sirenas, pero sabía que esta seductora música haría que los marineros condujeran la nave hacia las rocas. Ulises utilizó dos técnicas muy ingeniosas. En lugar de intentar cambiar la conducta de los marineros, eligió modificar el entorno. Hizo que los marineros se taponaran los oídos para que no oyeran ni a las sirenas, ni las órdenes de Ulises. A continuación, hizo que le ataran al mástil de la nave, lejos del timón. Navegaron alrededor de la isla. Ulises escuchó la música y, aunque rogó a los marineros que le desataran, éstos no podían oírle. Ulises consiguió su objetivo: escuchar la música y, al mismo tiempo, mantener a todos a salvo al gestionar su entorno y evitar la tentaciones destructivas.
El mundo empresarial tiene múltiples tentaciones. Podemos sentirnos atraídas por ellas para que nos controlen, o podemos administrar nuestro entorno y eliminar sus efectos. Veamos algunas de ellas:
1ª Llamadas telefónicas. Se excluyen como distracciones las llamadas programadas. Un teléfono que suena con frecuencia puede ser una distracción importante. Soluciones: Es importante filtrar las llamadas recibidas. Su teléfono puede tener programado un mensaje que diga que no está disponible hasta una hora específica. El mensaje permite a la persona que pueda llamar en un momento más adecuado, si desea comunicarse con usted. La llamada puede ser enviada a un correo de voz. Nadie dice que seamos interrumpidos con frecuencia por teléfono.
2ªCorreos electrónicos. Éste es el método preferido de comunicación empresarial. Muchas personas activan una función de su software de correo electrónico, que muestra un nuevo correo electrónico entrante en una esquina de su monitor o pantalla. El correo tradicional no tiene tal característica y por lo tanto distrae mucho menos. No podemos estar constantemente informados. Puede establecer una hora durante el día para responder los correos electrónicos. Un consejo es que controle los correos electrónicos, en lugar que éstos nos controlen a nosotros.
3ªVisitantes imprevistos. Hay momentos para una política de “puertas abiertas” y hay momentos que puede que no sea una buena idea. Algunas posibles soluciones pueden minimizar esta distracción, aunque no siempre son aplicables. Según las distintas situaciones: 1º Cierre la puerta si la tiene. Ponga una nota que explique que está trabajando en un proyecto y agradezca que no le interrumpan hasta un momento específico (a veces, tener los auriculares puestos manda el mismo mensaje). 2º Cuando alguien se le acerque, párese, salúdele y manténgase de pie. 3º Después de un momento razonable de cortesía, indique que tiene poco tiempo y pregunte a la persona si necesita algo de usted. Si es importante, configure una hora más tarde en el día.
Conclusión:
Muchos desafíos de la vida actual exigen que desarrollemos nuevas habilidades y que cambiemos nuestra forma de pensar. Esperamos que este artículo le haya hecho pensar en su forma actual de trabajar. Detecte las interrupciones y distracciones que le roban tiempo y que están afectando negativamente la calidad de su trabajo. Tome medidas al respecto desconectando y/o filtrando. Controlar su entorno le quitará presión y le permitirá reducir las distracciones que interrumpen su día.
(1) Particularmente en la fase de escribir (ejecución).
(2) Christopher Draheim, del Instituto de Tecnología de Georgia, explica cómo las diferencias individuales en la capacidad de memoria de trabajo y en la multitarea pueden afectar el desempeño laboral y la seguridad.
(3) Trasladado al siglo XX por el gran escritor irlandés James Joyce en su novela Ulises, obra cumbre de la literatura universal.
