El arte de dirigir reuniones de trabajo

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¿Reuniones fracasadas?

Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las reuniones de trabajo. Las reuniones debieran cumplir el papel para lo que fueron hechas pero en muchas ocasiones no lo cumplen, de tal forma que acaban convirtiéndose en una pérdida de tiempo tanto para quienes las convocaron como para los que asistieron.

Las reuniones pueden llegar a ser muy productivas o una total pérdida de tiempo. Esto dependerá del objetivo y organización de la reunión y del nivel de motivación de los participantes.

Estas son algunas de los causas recurrentes de por qué fracasan muchas reuniones de empresa. Por supuesto, cada organización tiene sus propias debilidades, pero en conjunto pueden contemplarse las siguientes deficiencias, sea por graves o por repetitivas.

  • Ausencia de objetivos y contenidos de la reunión.
  • Retrasar el comienzo por causa de los impuntuales o alterar la atención de todos por el uso de interrupciones y dispositivos electrónicos.
  • Ausencia de agenda o indisciplina con los asuntos previstos
  • Monólogos del conductor de la reunión o del experto invitado. Algunos, o muchos asistentes no han tenido la ocasión de exponer su punto de vista.
  • Bandos entre los participantes por amistad, procedencia o antigüedad en la organización, lo que se traduce en una falta de empatía con las propuestas del “otro”.
  • Exceso de formalidad en las intervenciones. Falta de escucha; ausencia de interés con las propuestas de otros participantes.
  • Nadie envía a los asistentes un resumen de las soluciones y acuerdos de la reunión.

Si quiere superar estas limitaciones y conducir una reunión con éxito, haciéndola realmente eficaz, no se pierda estos consejos.

Las reuniones efectivas comienzan con buenas agendas

  1. Tómese tiempo.

 El valor de una reunión aumenta enormemente si se dedica tiempo a asuntos importantes, que generalmente son también de gran interés para la mayoría de los miembros del grupo. El tiempo dedicado a elaborar cuidadosamente una agenda elevará significativamente el valor de la reunión. La agenda estándar, repetida mes tras mes, es habitualmente culpable de las reuniones ineficaces que hacen perder el interés y el tiempo a todos.

  1. Determine el orden de la reunión.

Los puntos más importantes de la agenda deben colocarse en primer lugar, especialmente si existe el riesgo de que el tiempo se agote. Para enviar el mensaje de que le importa el contenido de la reunión, envíe con antelación un borrador de la agenda. Cabe preguntar a los convocados qué otros temas importantes pueden faltar.

  1. Aclare el propósito de la reunión.

 ¿El objetivo es simplemente informar, recopilar opiniones o tomar una decisión? Los participantes se sienten mejor cuando las reuniones producen resultados tangibles.

  1. Sugiera tiempos para cada tema. 

Crear expectativas de tiempo no solo establece una cadencia para la reunión sino también señala el nivel de importancia de cada tema y ayuda a hacer avanzar las cosas.

Las reuniones necesitan un conductor activo

Una vez que se ha establecido una agenda sólida, las reuniones necesitan una persona activa e involucrada a la cabeza.

Nuestro admirado Jack Zenger nos propone cinco cometidos principales del conductor de una reunión y unas recomendaciones finales para mejorar continuamente el proceso:

  1. Los líderes marcan el ritmo.

Los líderes mantienen las cosas encaminadas cuando evitan que el grupo se desvíe del tema que se está tratando. Son los directores de orquesta, trayendo a los participantes cuando se necesita su contribución. Es casos medidos, el líder puede invitar a los miembros del grupo que no participan a abandonar la reunión. Si bien esto podría tener consecuencias no deseadas, envía la señal de que los participantes están allí para contribuir y no simplemente para observar.

  1. Gestione cuidadosamente el proceso.

Si bien todos los participantes deben participar activamente en los contenidos de la reunión, el líder es la única persona que también debe atender su proceso. Considere: ¿Estamos en el tema? ¿Hemos escuchado a todas las personas que poseen información importante? ¿Se han escuchado todos los lados del problema? El proceso que sugiere el líder debe estar impulsado por el objetivo. Una decisión sobre una cuestión compleja sobre la que hay muchos datos es extremadamente diferente a una discusión abierta sobre las tendencias futuras de la industria o el sector.

  1. Utilice diferentes métodos de discusión.

Los líderes no deben dudar en obtener ideas de otros miembros del grupo sobre métodos que serían útiles para lograr el mejor resultado para el tema en cuestión. Varias técnicas, que van desde la lluvia de ideas tradicional hasta preguntarle a cada participante la estrategia que usaría si fuera un nuevo competidor en su industria, pueden ser útiles para abrir la válvula de las nuevas ideas.

  1. Establezca expectativas claras sobre cómo se toman las decisiones.

Para cada tema que nos ocupe, es útil tener claro cómo se tomará la decisión. A veces, el líder busca opiniones pero tomará personalmente la decisión; a veces la decisión justifica un voto democrático. Sin ninguna duda, ayuda que los participantes comprendan las reglas básicas.

  1. Infunda energía a la reunión.

Las emociones del líder son muy contagiosas. Compartir su entusiasmo y pasión puede animar a todo el grupo.

Mejore continuamente el proceso

Busque opiniones.

Al final de cada reunión, pregunte al grupo qué se podría hacer para que las próximas reuniones sean más productivas y eficientes. Cuando la pregunta se hace genuinamente, los participantes pueden participar del deseo de hacer que cada reunión sea mejor que la anterior.

Una palabra de precaución.

La mayoría de la gente cree que la mejor manera de tener una reunión más corta es reducir la participación, basándose en el supuesto de que lleva más tiempo cuantos más son los asistentes. Los líderes deben garantizar la participación y trabajar para crear una atmósfera positiva en la que todos sientan que pueden contribuir. Para ello, es preciso limitar las intervenciones impropias de los miembros del equipo que dificultan las reuniones productivas. Los líderes deben proporcionar retroalimentación a los miembros del equipo sobre los comportamientos que no solo hacen que las reuniones tengan más éxito, sino también de los que perjudican las reuniones.

Conclusión

Considere el impacto en su organización si cada reunión fuera solo 15 minutos más corta y se realizara de manera más eficiente. Tener la capacidad de hacer avanzar las reuniones, controlar las conversaciones marginales, sacar los asuntos que necesitan más discusión para tratarlos por separado y lograr que se tomen decisiones importantes tendrá un impacto profundo en la calidad de su gestión y su liderazgo.

 

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