Alcanzar los mejores niveles de rendimiento en el entorno de la empresa implica hacer uso de técnicas de comunicación que permitan que todos los miembros del equipo se sientan satisfechos. Esto significa sacar provecho de las principales formas de conversación y diálogo para comunicar con éxito, dado que este es uno de los principios básicos sobre los que se asienta cualquier tipo de negocio.
La importancia del manual de comunicación interna
Los trabajadores bien informados y motivados le harán saber al mundo exterior lo complacidos que se sienten al formar parte de una organización que se esfuerza por demoler barreras de comunicación. Muchos expertos en empresas, gerencia y liderazgo coinciden en que la comunicación es la base para la efectividad en cualquier tipo de organización y que una buena práctica es contar con un manual de comunicación interna como instrumento para definir el tipo de comunicación que se maneja a nivel corporativo. Pero la comunicación no debe ser sinónimo de más papeleo y burocracia. Cada vez más, los líderes reconocen la necesidad que existe de transmitir y recibir información de forma acertada.
Es imposible que los miembros de una organización vayan en la misma dirección sin una adecuada aplicación de las comunicaciones. Por eso debemos ser cuidadosos con el manejo de la información que se quiere transmitir, de qué forma y cuándo hacerlo. Comunicar sin tomar en cuenta estos aspectos puede generar malas interpretaciones que terminarán afectando las relaciones de trabajo y la reputación de la empresa, primero ante sus trabajadores y seguidamente ante sus clientes. A continuación, mencionamos los tipos de comunicación interna que deben ser considerados para el desarrollo del manual de comunicación interna y sus herramientas:
Descendente – De arriba hacia abajo
Se presenta cuando la comunicación nace del nivel más elevado de la organización hasta los niveles más bajos. La comunicación descendente no solo reconoce y acepta una estructura jerárquica, sino que también se basa en la premisa de que los líderes de alto nivel tienen la habilidad y la autoridad de dirigir a los empleados sobre qué hacer y qué no hacer.
Las herramientas más utilizadas incluyen revistas digitales internas, tablones de anuncios, reuniones informativas y entrevistas individuales con los empleados de la compañía. Aplicar estos métodos puede ser crucial para garantizar el buen rendimiento de la empresa.
Ascendente
Este tipo de comunicación interna va desde los niveles jerárquicos inferiores hasta los niveles más altos de la organización con el propósito de plantear sugerencias e ideas que ayuden a la empresa a crecer. En la actualidad este es uno de los tipos de comunicación interna más utilizados, ya que permite que exista retroalimentación entre un nivel y otro para romper barreras comunicacionales. Aquí los trabajadores participan activamente en la toma de decisiones para mejorar la organización.
Algunos de los sistemas principales incluyen la comunicación por la Intranet, el buzón de sugerencias, el correo electrónico y reuniones donde tengan derecho a voz cualquiera de los empleados de la compañía.
Horizontal
Se da entre integrantes de la organización que poseen el mismo nivel jerárquico o entre miembros de distintos departamentos con la finalidad de planificar actividades para los empleados o acciones a tomar para la ejecución de un proyecto. También se establece este tipo de comunicación para resolver conflictos. A través del intercambio de mensajes entre compañeros del mismo rango se cumplen objetivos de gran importancia para el éxito de la organización. Este tipo de comunicación ayuda a eliminar los rumores y malentendidos que podrían afectar a la imagen organizacional.
Para aplicar la comunicación interna de tipo horizontal se usan reuniones periódicas que profundicen en aspectos relacionados directamente con el trabajo, comunicados internos, llamadas telefónicas, videoconferencias y mensajes de correo electrónico.
Clasificando las comunicaciones
Por otro lado, las comunicaciones internas se ven clasificadas de dos formas: formales e informales. La primera diferenciación se refiere a la manera en la que deben expresarse los integrantes de una organización siguiendo manuales que generalmente son elaborados desde la directiva para dejar establecido cómo deben interactuar los trabajadores según su nivel de jerarquía. Cuando la comunicación fluye sin limitaciones o sin canales preestablecidos, siendo espontánea entre los empleados, decimos que es informal.
Las comunicaciones internas nacen para dar respuesta a las necesidades constantes de una organización. Cuando se aplican de forma correcta son muchas las posibilidades de formar un equipo de trabajo de alto rendimiento donde el personal esté siempre motivado para lograr que los objetivos colectivos se cumplan. Por eso hay que intentar reforzarla en la medida de posible adoptando las formas que más se ajusten a cada negocio.
