La comunicación efectiva, formal e informal, ascendente, descendente y lateral entre empleados de la empresa es sumamente importante, pues muchas veces los trabajadores no tienen una vía de diálogo fluida entre ellos. Cuando la comunicación no es efectiva, se suele llegar a puntos de no retorno como por ejemplo: malentendidos, encasillamiento de las relaciones, notificación inadecuada de las prioridades, conflictos irreparables, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (tipo “yo pensé que…”, “a mí me dijeron que…” o “yo no sabía que…”). Hay una larga serie de problemas como consecuencia de un mal clima en la empresa que genera baja productividad y que afecta al rendimiento del negocio de una manera demasiado significativa.
Buscando la mejor comunicación efectiva, formal e informal, ascendente, descendente y lateral
Es fundamental que los ejecutivos sepan expresar, comprender y presentar sus ideas tanto a jefes como a compañeros, subordinados o clientes. El resto, quienes escuchan, tienen que hacer un esfuerzo y ser abiertos de mente para comprender y recibir los mensajes de sus directivos de una manera adecuada. La comunicación efectiva conlleva que todas las partes implicadas alcanzan un resultado adecuado en cuanto al mensaje que se transmite. Nadie se queda sin entender lo dicho a medio camino de tener toda la información que debería.
Como individuos, lo primero que tenemos que hacer es interiorizar la idea de que la comunicación más adecuada en la empresa no es la misma que utilizaríamos para comunicarnos fuera de ella. Se trata de un proceso complejo. Hay muchos obstáculos y frentes que hay que tener en cuenta, dado que somos personas diferentes dentro y fuera del trabajo. La falta de consciencia en relación a esta complejidad puede producir roces y situaciones negativas en el entorno de la oficina, así que por eso hay que intentar amoldarse a las exigencias de la comunicación organizativa e interpersonal de una forma sólida.
¿Qué impide la comunicación efectiva?
Aunque se intenta que todas las empresas hagan uso de la mejor comunicación efectiva formal e informal, ascendente, descendente y lateral para potenciar su rendimiento, existen ciertos elementos que impiden que esto ocurra. En ocasiones hay una gran diferencia entre lo que dice el emisor y lo que entiende el receptor. Esto quiere decir que incluso cuando pensamos que estamos siendo muy claros en nuestro discurso puede ser que alguien no nos esté entendiendo. Tal vez sea culpa del propio receptor, por su falta de interés o motivación de escuchar lo que le decimos, pero en cualquier caso este hecho lo tenemos que tener en cuenta para una correcta comunicación. Podemos utilizar diferentes recursos de diálogo para hacer llegar nuestro mensaje a todos y cada uno de los receptores sin obstáculos.
El resultado de la comunicación se mide por el efecto en el receptor (no por las intenciones del emisor). Esto quiere decir que debemos evaluar las reacciones del receptor ante nuestro mensaje. Disimular, asentir y no contestar, así como una mirada vaga pueden ser indicativos de un efecto poco convincente en el receptor. La responsabilidad de la comunicación efectiva es tanto del emisor como del receptor. El primero debe ser consciente de que explica algo a otra persona, mientras que el segundo tiene que utilizar todos sus sentidos para una comprensión completa.
Cuanto mayor es la identificación del receptor con el emisor tan mayor será su “voluntad de absorber” el mensaje emitido. Si el receptor nos conoce o nos respeta nos entenderá mejor y tendrá mayor capacidad de recepción. Estará más acostumbrado a nuestro lenguaje y paralenguaje y se sentirá más cómodo con nosotros por este motivo. Por otro lado, cada receptor usa sus sentidos de forma selectiva en el proceso de comunicación. Un mensaje que coincida con los valores del receptor será más valorado (y viceversa).
Para que este tipo de comunicación funcione el proceso requiere que los receptores digan que han recibido un mensaje y que demuestren que lo han entendido realmente. En relación a ello hay ciertos obstáculos con los que lidiar, como pasividad, falsas creencias o comunicación no verbal. La mejor manera para entender y favorecer el mensaje del interlocutor es ser activo. Para ello, se recomienda ser empático, formular preguntas, hacer contacto visual y usar expresión facial, lo que evitará que nos comportemos de forma pasiva.
Así mismo, como nuestros ojos están en la cabeza y no alrededor de nuestro cuerpo, a menudo pecamos de creer que lo hacemos todo bien y tener otras falsas creencias. Creernos que lo sabemos todo, que comunicamos todo claramente, que debemos ser escuchados y que nunca nos equivocamos. Por último, la comunicación no verbal es igual de importante que la verbal y se debe cuidar al máximo. El tono de voz, la postura, los gestos, la mirada… son aspectos tan importantes como las mismas palabras.
