Los profesionales dedicamos en la actualidad un 25% de nuestra jornada laboral solo a atender el email, tiempo que no podemos invertir en otras tareas realmente importantes. ¿No crees que es hora de simplificar el entorno de trabajo?
El ‘empleado abrumado’, una pandemia del siglo XXI
En los últimos años, un tema emergente en el tejido empresarial global ha sido el problema del ‘empleado abrumado’. La hiperconectividad que imponen las nuevas tecnologías, la disponibilidad 24 horas, 7 días a la semana que genera un mercado globalizado, el mayor uso de redes sociales, la multitarea, la propia complejidad en las prácticas de trabajo o los procesos están detrás de esta tendencia, según el informe Global Human Capital Trends, de Deloitte. “El sol nunca se pone en una empresa global”, sostienen Jeff Schwartz y Ardie Van Berkel en The overwhelmed employee
No hay más que fijarse en los datos sobre el uso de correo electrónico: intercambiamos más de 100 millones de emails diariamente, según el artículo Get Out of Your Own Way Unleashing Productivity, lo que se traduce en más de un centenar de correos por trabajador a lo largo de cada jornada, según el Email Statistics Report del Grupo Radicati.
No es de extrañar que el 74% de los trabajadores califiquen su entorno de trabajo como “complejo” o “altamente complejo”, según el último informe de Deloitte. El problema es que esta hiperconexión impide a los profesionales pasar su tiempo pensando y resolviendo asuntos importantes y afecta directamente a la productividad y la motivación del capital humano. “Si tenemos suerte, nuestros empleados reconocen la fuente de su desconexión; sin embargo, la mayoría de las veces, la desconexión se manifiesta en una menor participación de los empleados, cambios de personal, frustración y problemas de relaciones con los empleados”, asegura John Sigmon en Ease The Employee Experience By Simplifying Workplace Policies.
¿Qué pueden hacer los directivos para simplificar el entorno de trabajo?
Ante esta situación, muchas empresas están tomando conciencia de la necesidad de simplificar el entorno de trabajo. En concreto, según la encuesta de Deloitte, el 44% de las compañías tiene entre sus objetivos a corto plazo el diseño de programas para aliviar el lastre que supone esta complejidad organizacional, aunque, por el momento, solo una de cada diez dispone de un plan para simplificar el entorno de trabajo.
Una meta en la que los directivos deben actuar como impulsores principales. “Los gerentes deben desarrollar la simplificación como una capacidad de liderazgo central y un componente crítico de la estrategia de negocios”, recomienda Ron Ashkenas en Seven Strategies for Simplifying Your Organization.
¿Qué pueden hacer los líderes en este sentido? Estas diez pautas te ayudarán a simplificar el entorno de trabajo:
- Crea un equipo específico. Igual que existe un gabinete de crisis, para simplificar el entorno de trabajo es necesario constituir un equipo de profesionales que se encargue de optimizar el ambiente de trabajo, los procesos y la práctica laboral en general. En este equipo debe tener un papel relevante el departamento de Recursos Humanos, pues su rol debe ir más allá de la gestión del talento y trabajar para que el capital humano sea más productivo y esté más comprometido con la organización.
- Elimina procesos innecesarios. Se trata de liberar a los profesionales de todos aquellos trámites y reglas innecesarias. ¿Es necesario que un informe sea revisado por cinco personas? ¿Resulta imprescindible contar con varias autorizaciones para realizar pequeñas compras? Aplica una metodología de Lean Office para simplificar el entorno de trabajo.
- Enseña a priorizar. Ante la multitud de tareas que reciben los empleados a lo largo del día, es importante que los líderes muestren a los trabajadores cuáles deben priorizar, ayudándoles a discernir entre lo importante y lo urgente.
- Permite decir ‘No’. El ‘empleado abrumado’ muchas veces llega a este punto por el miedo a rechazar proyectos o encargos, pues aún existe una presión no declarada a estar disponible para cualquier tarea. Si quieres evitar que los trabajadores se sobrecarguen, hazles saber que pueden decir ‘No’ sin que ello les genere consecuencias negativas y predica con el ejemplo. “No es suficiente que las organizaciones alienten a las personas a desconectarse; las organizaciones, lideradas por el CHRO, deben dar el ejemplo”, explica Bill Cushard en Simplify the Workplace and Watch Your Employees Get Their Engagement On.
- Utiliza el Design Thinking. Esta metodología contribuye a buscar soluciones eficaces que den respuesta a las demandas de un colectivo (como pueden ser el personal, en el caso de aplicar medidas para simplificar el entorno de trabajo), reduciendo riesgos y aumentando las probabilidades de éxito.
- Agiliza las reuniones. Según el informe Better Business Meetings, elaborado por el Wharton Center for Applied Research, desperdiciamos 31 horas al mes en reuniones ineficaces y nueve de cada diez empleados admite que se distrae durante estos encuentros, según otro estudio de Atlassian. “Es necesario tener reuniones bien planificadas y dirigidas eficazmente. El desafío es estructurar y llevar a cabo reuniones que satisfagan las necesidades de la mayoría de los asistentes”, apuntan los expertos en Liderazgo y Recursos Humanos Jack Zenger y Joseph Folkman, en su artículo A Meeting Everyone Likes? Ways To Achieve This Impossible Dream.
- Controla el tráfico de emails y llamadas. Compañías como Coca-Cola o Google han puesto en marcha medidas para reducir los correos electrónicos y llamadas, especialmente durante los fines de semana y vacaciones, como un manifiesto con pautas para poder desconectar el email o penalizaciones a quienes envían correos durante las vacaciones. Y es que, como desvela el trabajo Beginning the workday yet already depleted? Consequences of late-night smartphone use and sleep, las personas que atienden estos requerimientos durante la noche son menos productivas durante el día.
- Invierte en tecnología más simple e integrada. Cinco ventanas del buscador abiertas, más el gestor de email, más dos software de gestión y, siempre, con el móvil cerca. La multitarea está minando la productividad: supone la pérdida del 40% del tiempo productivo mientras se pasa de una actividad a otra, lo que desemboca en una pérdida estimada de 450 billones de dólares anuales a nivel global, según el informe Multitasking: Switching costs de la American Psychological Associattion. ¿Cómo puedes mejorar este aspecto? Reinvierte en programas informáticos que integren en una misma aplicación diferentes funcionalidades, reduciendo el tiempo perdido al pasar de una a otra pantalla.
- Busca un enfoque ‘Outside-in’. Es una meta por simplificar el entorno de trabajo, no olvides situar al cliente en el centro de la estrategia, tratando de averiguar qué es lo que el público desea y necesita. “La simplificación debe ser impulsada por la necesidad de agregar valor a sus clientes, ya sea interno o externo”, afirma Ashkenas.
- Facilita el aprendizaje y el desarrollo. Según la Association for Talent Development, las empresas destinan una media de 1.200 dólares por empleado en su capacitación. Sin embargo, en bastantes ocasiones, las acciones facilitadas al personal no les resultan de interés o no pueden asistir por motivos de disponibilidad. Por ello, muchas organizaciones están optando por habilitar paquetes formativos online con diferentes contenidos, para que los empleados puedan decidir qué competencias quieren reforzar y cuándo.
En este sentido, en el Grupo P&A disponemos de proyectos de e-learning integrales con un amplio catálogo de formación que integra más de 15.000 acciones formativas en distintos idiomas impartidas a través de CrossKnowledge Faculty, un grupo de expertos de prestigio internacional, procedentes de las principales escuelas de negocios de todo el mundo.
