La opción del teletrabajo ha pasado de ser una práctica aislada en las compañías a convertirse en una de las principales demandas de los empleados y en un gran reto para las empresas.
Aunque, en España, la implantación de programas de trabajo por internet solo se alcanza a día de hoy al 27% de las organizaciones, según datos del Instituto Nacional de Estadística, los beneficios que aporta esta modalidad de empleo repercuten en ambos sentidos.
Así, el trabajo a distancia posibilita la conciliación de la vida laboral y personal de los empleados y les concede mayor flexibilidad y autonomía en el desarrollo de sus objetivos, ventajas que llevan a que seis de cada diez trabajadores soliciten la implantación de este sistema.
Por otro lado, los trabajos por internet, si se sustentan sobre una cultura sólida, aumentan la productividad de la plantilla entre un 5 y un 25%, permiten la contratación y retención de los mejores talentos a lo largo y ancho del planeta y reducen los costos empresariales, ahorro que puede ser reinvertido en otros sectores estratégicos de las organizaciones.
Sin embargo, las políticas de teletrabajo efectivas no solo suponen un cambio del lugar desde el que los colaboradores afrontan sus tareas o la puesta a disposición de la tecnología necesaria para ello, sino que requieren de un cambio de mentalidad por parte de la dirección y la plantilla, una transformación de la cultura organizacional de la empresa donde la confianza mutua, la responsabilidad y el empoderamiento deben marcar la relación entre empleado y empleador.
Pautas para implantar trabajos por internet con éxito
Pongámonos en el caso de que estamos dentro de un coche pero no sabemos conducir. El hecho de que nos cambien el vehículo por otro mejor no va a evitar que sigamos cometiendo infracciones o causando accidentes. Lo mismo ocurre con los trabajos por internet.
Es cierto que para que el empleo online funcione vamos a necesitar una infraestructura tecnológica adecuada y que, cuanto mejor sea esta, más opciones tendremos para alcanzar o, incluso, superar las metas marcadas, del mismo modo que es más factible ganar una carrera con un coche de carreras que con un utilitario de hace 20 años.
Pero además, si queremos partir con ventaja y arrancar –siguiendo el símil automovilístico- desde la “pole position” no podemos olvidar incluir las siguientes claves en los programas de trabajo por internet:
- Comunicación. Gran parte de la información que recibimos en una conversación cara a cara procede del lenguaje no verbal (movimientos, tono de la voz, expresión facial…). Sin embargo, en el teletrabajo carecemos de este tipo de interacciones, por lo que la comunicación en un entorno digital es más compleja y proclive a generar malentendidos. Para evitarlos, es importante que desde la empresa facilitemos las herramientas que permitan un feedback fluido e inculquemos en los empleados las pautas para llevar a cabo el intercambio de información, donde la disponibilidad y la asertividad imperen. Lo más recomendable es ajustar el mensaje al medio: si vamos a compartir información estratégica, lo mejor es hacerlo a través de una videoconferencia, mientras que las transmisiones de datos puramente organizativos (como concertar una reunión, por ejemplo) podemos realizarlas por correo electrónico o mensajería instantánea.
- Coordinación. ¿Cómo podemos conseguir que una plantilla descentralizada trabaje codo con codo? En este sentido, desde la dirección tendremos que definir el proceso y crear planes de actuación detallados, donde indiquemos la misión y repartamos funciones y responsabilidades, de modo que los trabajadores sepan en todo momento cómo y cuándo tienen que realizar sus tareas. Igual de importante será controlar que los empleados se ajustan al protocolo establecido para evitar que el fallo de un individuo ponga en peligro todo el engranaje.
- Cultura. Con el trabajo remoto es fácil que los colaboradores pierdan su sentido de equipo y se centren únicamente en sus tareas. Por ello, los directivos tenemos que fomentar la cohesión y unidad de todos los empleados si queremos conseguir un rendimiento óptimo a largo plazo, mediante la construcción de una política de identidad compartida. Encuentros físicos periódicos, reuniones virtuales semanales o acciones para dar a conocer a los miembros del grupo son medidas que nos ayudarán a que los trabajadores a distancian conecten.
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