Contestar correos, atender llamadas, mantener reuniones, elaborar informes, organizar al equipo, planificar la estrategia… Son muchas las funciones que tenemos que llevar a cabo a lo largo del día y no siempre somos capaces de gestionar el tiempo de la forma más adecuada para optimizar tareas.
De hecho, según el II Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles, elaborado por WorkMeter, los profesionales españoles pasan 9 horas y 19 minutos en sus puesto de trabajo, pero solo son productivos 6 horas y 34 minutos.
¿Qué puedes hacer para ser más eficiente? Una de las claves para aumentar la simplicidad en la empresa pasa por saber aprovechar las funcionalidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías. Así, frente a los errores más habituales que cometemos a la hora de organizarnos, encontramos soluciones informáticas que nos ayudan a optimizar tareas. ¿Cuáles son estos fallos y sus soluciones tecnológicas?
- Caer en la multitarea. Querer llegar a todo nos lleva, en muchas ocasiones, ha compaginar diferentes actividades a la vez. Sin embargo, la multitarea se ha convertido en el número 1 de la productividad, hasta el punto de que esta práctica representa una pérdida del 40% del tiempo productivo mientras pasamos de una cosa a otra, según el informe Multitasking: Switching costs, de la American Psychological Associattion. ¿Cómo puedes planificar tu tiempo y optimizar tareas? Hazte con alguna de las numerosas aplicaciones para gestionar tareas, como Wunderlist, Todoist, Remember The Milk, Evernote o Google Keep, con las que puedes recopilar todo el trabajo pendiente, clasificarlo por importancia y asignarle fecha y/o lugar de realización.
- No planificar. ¿Eres de los que vas realizando el trabajo conforme va llegando a la mesa? No todos los objetivos son igual de relevantes e incluso la mitad de las ideas que pasan por tu despacho no van a tener ningún impacto de negocio, según asegura Nacho Bassino en Priorización efectiva del blacklog con experimentación rápida. De ahí que la priorización sea esencial para optimizar tareas y mejorar la productividad, a nivel individual y de equipo. Una vez que sabes distinguir entre lo urgente y lo importante, planifica la agenda para dedicar los momentos de mayor lucidez y rendimiento a esos objetivo estratégicos. Con apps como Rescue Time, ManicTime y ProcrastiTracker o Togg vas a poder monitorizar tu actividad laboral, viendo cuándo y a qué dedicas tu tiempo y permitiéndote identificar esos espacios en los que tu mente está más activa.
- No reservar espacios sin distracciones. Claro que, por muy bien que hayas diseñado tu plan del día y tengas claras las prioridades, poco podrás avanzar si tu móvil no deja de sonar y tu ordenador te envía constantemente notificaciones y alertas que te distraen. Por ello, es conveniente emplear aplicaciones de bloqueo de llamadas, mensajes, correos… en esas horas que hemos decidido focalizar nuestra atención en objetivos importantes. Entre ellas se encuentran Forest: Stay focused, Freedom, Offtime o Detox.
- Procrastinar. El 60% de los profesionales postergamos de forma moderada y para una de cada cuatro personas esta conducta es discapacitante, según el estudio Procrastination and Task Avoidance de Joseph Ferrari. Ya sea por un perfeccionismo extremo, por inseguridad o por simple desinterés, todos caemos en el error de ir retrasando algunos proyectos, alejándonos del deseado concepto de oficina esbelta. Para evitarlo, necesitamos establecer fechas de entrega que nos motiven y marquen un ritmo de trabajo óptimo. En este sentido, herramientas como Trello, Asana, Toodledo, facilitan una interfaz en la que plasmar de forma muy visual las líneas de acción de todo el equipo de trabajo y optimizar tareas, recogiendo quién hace qué en cada momento y cuál es el timeline de la iniciativa, con los plazos de entrega adecuados en función de la prioridad, duración y complementariedad.
- No descansar. Es tan larga la lista de tareas pendientes que, a veces, olvidamos que nuestra mente necesita desconectar. Sin embargo, como pone de manifiesto la investigación Give me a better break: Choosing workday break activities to maximize resource recovery, de E.M. Hunter y C. Wu, realizar descansos cortos y muy a menudo durante el día es muy beneficioso para que nuestro rendimiento se mantenga y no caigamos en problemas graves, como el síndrome de ‘burnout’. En concreto, según indica Justin Rosenstein, en 3 Ways To Optimize For Productivity, lo ideal es realizar paradas de 15 minutos cada 90 minutos. Para que no se te pasen estos momentos de reconexión, aplica la técnica Pomodoro a través de apps como Pomodoro.cc, Tomighty, Marinara o Pomodone, una especie de temporizadores con los que estructurar los tiempos de trabajo y descanso de forma sencilla y efectiva.
Ahora bien, si deseas potenciar tu eficiencia en todos los aspectos profesionales, consulta el taller Effective Manager del Grupo P&A, un programa formativo basado en exhaustiva y reconocida investigación, promovida por el NCB y llevada a cabo por Louis Allen, identificando las habilidades que diferencian a los directivos efectivos.
