Cómo conseguir una reunión eficiente y satisfactoria Para Todos.

Es frecuente que en las organizaciones, casi todo el mundo, se queja de las reuniones: son una pérdida de tiempo; duran demasiado; no se resuelven los problemas; hay “reunionitis“…

¿Por qué es tan difícil tener reuniones que motiven e interesen a los participantes?

La respuesta obvia es que cada uno de nosotros pretende cosas diferentes según sus intereses y expectativas. Unos prefieren un proceso altamente estructurado y disciplinado que permita tomar decisiones rápidas y efectivas. Otros buscan una discusión libre, con una participación abierta. Existen personas que conciben las reuniones como una ocasión para que el equipo se conecte, se relacione y genere vínculos entre sus miembros. Algunos consideran que es el momento adecuado para sacar sus proyectos adelante.

En fín, la lista de diferencias sería interminable, tantas como participantes; por tanto, es conveniente admitir que la mayoría de las reuniones provocarán, en algunos participantes, quejas e insatisfacción tanto con el proceso como en los resultados.

Toda reunión tendrá siempre múltiples objetivos y, no siempre, serán la suma de los propósitos que tienen los asistentes a la misma;  por tanto, no todo el mundo estará igualmente contento  con el(los) resultados. El desafío es estructurar y dirigir reuniones que satisfagan a la mayoría de los asistentes.
El líder promedio dedica, como mínimo, un 15% de su tiempo semanal a reuniones formales. La cuestión es: ¿ qué hacer para que el tiempo que pasamos juntos en una reunión seas satisfactorio para el mayor número posible de personas? 

Preparación: Las reuniones efectivas comienzan con una buena agenda.

1. Dedique tiempo a la preparación. El valor de una reunión aumenta si el tiempo disponible se dedica a cuestiones importantes. Idealmente, éstos son temas de gran interés para la mayoría de los miembros del grupo. El tiempo asignado para elaborar cuidadosamente una agenda elevará significativamente el valor de la reunión. Las agendas fijas, repetidas mes tras mes son las responsables de las reuniones ineficaces, que malgastan el tiempo de todos.
2. Priorice la importancia de los temas.  Es necesario jerarquizar los temas según su importancia, colocando en primer lugar aquellos de mayor importancia; de esta forma garantizaremos que dichos temas serán tratados en caso que se agote el tiempo. Al mismo tiempo envíe un borrador de la agenda a los participantes con el fin de : 1º que estén informados y vayan preparados; y 2º pregunte si falta algún tema importante.
3. Aclare el propósito y sentido de los temas de la agenda.  Defina con claridad el objetivo de la reunión, ¿ es una reunión informativa, de recogida de información y opiniones o de toma de decisiones?. Los asistentes se sienten mejor cuando se les clarifica el propósito de la reunión y, sobre todo, si conocen cuál va a ser su papel en la misma.La información previa y su clarificación elimina dudas, prejuicios  e irregularidades. 
4. Asigne una duración determinada a cada uno de los temas (periodificación).   Crear expectativas de tiempo genera una predisposición (set) hacia la cadencia y el ritmo de la reunión, facilitando su rápido desarrollo. Al mismo tiempo. señala el nivel de importancia de cada tema.

Sin una preparación adecuada las probabilidades de una reunión efectiva son nulas.

El Director de la Reunión.

Una vez que se ha preparado correctamente la reunión, mediante una agenda, las reuniones necesitan una persona activa e involucrada que la dirija:
El Director de la Reunión:
1º Marca el ritmo de la reunión.  Los líderes, que dirigen las reuniones, mantienen centrada la discusión en los objetivos de la misma, sorteando eficazmente las barreras,las dificultades y las desviaciones. Actúan como el director de orquesta, estimulando la intervención de aquellos participantes, cuya participación es necesaria. Algunos autores, como Elon Musk, consideran que si algún asistente no participa de forma continua, se le debe invitar a que abandone la reunión. Esta decisión puede tener consecuencias no deseadas, pero aclara a los participantes que se está allí para contribuir, cada uno desde sus puntos fuertes, conocimientos y experiencia, no para observar.
2º Administra cuidadosamente el proceso. Cada participante debe asistir de forma activa, exponiendo sus opiniones sobre el contenido de la reunión, pero el líder es la única persona que tiene responsabilidad en el desarrollo de la misma, es decir, en el proceso. Debe hacerse las siguientes reflexiones: ¿estamos centrados en el tema?; ¿tenemos suficiente información?; ¿  se han escuchado a todas las personas implicadas en el problema?. Todo el proceso sugerido por el líder debe estar enfocado hacia el objetivo de la reunión. De esta forma, el proceso se adaptará  al objetivo pretendido en la reunión; será diferente si el objetivo es resolver un problema complejo, del que poseemos mucha información, a una discusión abierta dedicada a analizar las tendencias futuras del sector.
3º Utiliza diferentes métodos, recursos y técnicas grupales para la discusión.  Los directores de la reunión deberán usar aquellas técnicas que mejor se adapten al objetivo de la reunión.  Por ejemplo, en Innovación es útil el conocido Torbellino de ideas; en recogida de opiniones, la formulación de preguntas abiertas a cada uno de los participantes. Los líderes no deben dudar en consultar a los miembros del grupo acerca dela mejor forma de abordar un aspecto de la discusión, o del mejor método para conseguir el mejor resultado en el tema debatido.
4º Establezca con claridad las reglas para la toma de decisiones.  Es imprescindible que todos los asistentes conozcan exactamente la forma de tomar las decisiones. Hay situaciones en las que el líder recoge todas las opiniones, pero el líder tomará personalmente la decisión(reunión consultiva); en otras, la decisión se tomará por consenso ( democrática). Es importante que las personas conozcan las reglas básicas.                                     
5º Impulsa la reunión con energía ( dinamizador).  Las emociones del líder son altamente contagiosas; compartir su entusiasmo y pasión tiene un efecto motivador y dinámico sobre los participantes, creando un clima activo y optimista que facilita el progreso de la reunión.                            
Al finalizar la reunión, solicite sugerencias para mejorar las reuniones futuras, de forma que sean más productivaS, eficientes y satisfactorias. Cuando la pregunta es genuina, los participantes apreciará que su líder tiene  una actitud abierta y está dispuesto a mejorar el proceso.

Una última reflexión.                                                                         

Muchas  personas piensan que la mejor manera de tener reuniones más cortas consiste en reducir la participación, ya que consideran que las intervenciones consumen (“gastan”) tiempo , lo cual es cierto, por tanto, el director de la reunión debe gestionar la agenda, el tiempo asignado y sobre todo, el proceso (“invertir el tiempo”)  Incluye controlar los comportamientos inadecuados de los miembros del equipo, que dificultan, torpedean y boicotean la posibilidad de tener reuniones productivas. Los líderes deben proporcionar FeedBack a los miembros del equipo sobre sus comportamientos, tanto los que facilitan el éxito de la reunión, como los que la perjudican. Los líderes deben garantizar la participación de todos y trabajar para crear una atmósfera positiva en la que los miembros del equipo se sientan estimulados a intervenir.

Conclusión. 

Considere el impacto que tendrá en su Organización, si cada reunión fuera solo 15 minutos más corta y se desarrollara de forma más eficiente. Tener la capacidad de impulsar la reunión con rapidez, controlar comportamientos inadecuados y reconducirlos; aplazar temas que requieran más discusión y tomar decisiones más eficientes. Todo ello tendrá un profundo impacto en todas las áreas de su Organización.
Es un buen propósito para esta año 2018!
 
Para una mayor información consulte el Resumen de la reunión.  [  Dirección de Reuniones  ]                                                                                 

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