Onboarding para empleados: ¿sabes integrar a un nuevo trabajador?

18 de mayo de 2018

El 22% de los abandonos por parte de los empleados tiene lugar dentro de los primeros 45 días de su incorporación al nuevo empleo; incluso el 4% de estas salidas voluntarias se producen tras la primera jornada laboral, según el estudio Onboarding Software Solutions de Deloitte. Sin embargo, esta situación podría haberse evitado mediante programas efectivos de onboarding para empleados, que garanticen la correcta integración de los trabajadores dentro de la organización.

El onboarding: integrando al personal

El onboarding para empleados o proceso de acompañamiento, como también es llamado, consiste en un plan de actuación diseñado por la empresa para que las nuevas incorporaciones de personal realicen la adaptación a sus nuevos puestos, asimilando sus funciones y roles dentro de la compañía de la forma más eficiente posible, según lo definen Roberta Westwood y Leanne Johnson en el libro Onboarding for Managers.
Se trata de un proceso de acomodamiento de los profesionales a la empresa y a su puesto de trabajo, que puede durar entre unos 45 días y un año –dependiendo de la complejidad del puesto en cuestión- en el que el nuevo trabajador se va adaptando a su papel y cometidos. No consiste en enseñar las instalaciones al recién incorporado o facilitarle un manual de procesos, sino que el onboarding para empleados se presenta como una herramienta de retención del capital humano más ambiciosa y participativa.
De hecho, a diferencia de los procesos de inducción –más extendidos en España- en los que la empresa entrega al empleado la información relevante sobre su rol en la compañía o la filosofía empresarial; el onboarding para empleados fomenta la interacción del trabajador con sus compañeros y superiores para que pueda adaptarse a su posición por medio de un aprendizaje informal. De hecho, esta metodología también puede usarse para empleados que cambian de puesto o son ascendidos.
Como apunta el informe Kit de incorporación de personal, de LinkedIn, “un buen plan de integración no solo facilita la transición de candidato a empleado, sino que también contribuye a la satisfacción y fidelidad del empleado”.

Beneficios de esta metodología

En cuanto a las ventajas de aplicar el onboarding para empleados, existen numerosas evidencias de los efectos positivos para las organizaciones, entre los que destacan:

Reduce los costes de contratación. Al aumentar la tasa de éxito de las nuevas incorporaciones, la empresa evita tener que destinar importantes sumas a otros procesos de reclutamiento para buscar sustitutos. De hecho, según el estudio Help New Hires Succeed: Beat the Statistics, de The Wynhurst Group, el coste estimado de perder a un trabajador durante el primer año representa al menos tres veces el salario del empleado.
Mejora la retención del talento. Gracias a este esfuerzo por hacer que el nuevo profesional se sienta cómodo, los índices de abandono decaen, mejorando la retención del talento hasta en un 82%, según el informe The True Cost of Bad Hire, del Brandon Hall Group.
Aumenta la productividad. Este mismo estudio también pone de manifiesto que el onboarding para empleados aumenta la productividad de los trabajadores en más de un 70%, ya que reduce el tiempo de integración.
Agiliza el proceso de adaptación. Debido a este acompañamiento, los profesionales consiguen dominar sus puestos mucho más rápido que si no recibieran esta ayuda.
Propicia la proactividad del empleado. Dado que la empresa fomenta su participación e interacción, el trabajador se muestra más implicado con su cometido y la compañía.
Refuerza el trabajo en equipo. Al promover las relaciones del nuevo empleado con el resto de la plantilla, la coordinación y cohesión del grupo se afianza.
Fortalece la imagen de empresa. Contar con un programa de onboarding para empleados es un valor añadido que ayuda a incrementar el employer branding.

Tips para diseñar el proceso de onboarding para empleados

Ahora bien, la elaboración de un programa de estas características es un cometido complejo y meditado. En concreto, para diseñar un plan de onboarding para empleados hay que tener en cuenta las siguientes pautas:

Análisis previo. Se trata de recopilar la información relevante en torno a la empresa, como los valores, misión, cultura, estrategia de negocio y demás aspectos que puedan ser de interés para aquellos profesionales que se incorporen a la compañía (o a nuevos puestos), así como las funciones que se deberán desempeñar en cada cargo y los referentes internos y externos con los que tendrá contacto directo, es decir, el networking del trabajador.
Pre-onboarding. Desde que un profesional postula a una oferta hasta que finalmente es contratado pueden pasar meses, un periodo en el que la motivación e interés pueden decaer. Por ello, antes de la llegada del trabajador es aconsejable:
- Incluir una descripción sobre la empresa y el puesto en la oferta de empleo que sirva de guía para los aspirantes.
- Mantener un diálogo constante, avanzando a los candidatos cómo será trabajar en la organización.
- Contactar con el profesional unos días antes de su incorporación para trasladarle la hoja de ruta de su primer día, recordarle la documentación que necesita y darle la bienvenida.
- Trabajar con Recursos Humanos e Informática para que tanto la documentación laboral como los recursos técnicos estén listos para el primer día.
Recibimiento. La primera jornada de cualquier trabajador es clave para que el empleado se sienta bien recibido. Entre las medidas que puede adoptar la compañía se encuentran:
- Introducción a las instalaciones y el equipo. Dedicar los primeros minutos de trabajo de un empleado a conocer la distribución y funcionamiento de la oficina le ayudará a sentirse más rápido en casa y perder menos tiempo en descifrar dónde está cada cosa y cómo usarla. Este recorrido es una buena oportunidad para presentar al profesional a toda la plantilla.
- Organización de una sesión de bienvenida, que puede incluir desde presentaciones, hasta vídeos, talleres, actividades grupales…
- Entrega de algún obsequio. No tiene que ser nada ostentoso; unas flores, material de papelería corporativa, un desayuno o simplemente preparar un cartel con su foto dándole la bienvenida es un buen modo de mostrar el entusiasmo por su llegada.
Siguientes semanas. Una vez que ha pasado la toma de contacto, el programa de onboarding para empleados se centrará en ir incorporando poco a poco al trabajador a su puesto. Para ello se recomiendan las siguientes acciones:
- Preparación de un planning de integración. Para que el nuevo trabajador no se sature de información y tareas nada más llegar a la empresa, es conveniente diseñar un plan con los diferentes logros y plazos en los que se deben conseguir.
- Asignación de un mentor. Una buena práctica es presentar al recién incorporado a otro profesional con mayor experiencia encargado de hacer de anfitrión y mentor mientras dure el programa.
- Organización de reuniones periódicas con el equipo y el superior en las que se puedan abordar los obstáculos o posibles problemas detectados. Durante las primeras semanas, estos encuentros serán más constantes, espaciándose en el tiempo conforme avance el programa.
- Aportación paulatina de documentación para el desarrollo de sus funciones.
- Integración en programas de coaching para que el profesional pueda explotar su potencial en su puesto de trabajo.
- Realización de encuestas de seguimientos periódicas, en las que el empleado valore su estado de integración en la organización y se puedan detectar y corregir posibles desviaciones.
Cierre del programa. Para finalizar el onboarding para empleados es esencial realizar una evaluación que permita a la empresa descubrir qué intervenciones han resultado más positivas y cuáles no, de cara a corregir la estrategia en futuros procesos.

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