Sente que está a esbanjar horas e horas para recompilar e analisar dados sem que isso repercuta na produtividade da empresa? Nesse caso, provavelmente não está a aplicar os indicadores de qualidade corretamente. A medição estatística da gestão empresarial através de indicadores nos vai permitir conhecer o desempenho de todos os processos e sistemas da companhia, como é o caso da produtividade.
O plano de gestão: ponto de partida
O primeiro passo para desenvolver os indicadores de qualidade é a elaboração de um plano de gestão, um documento em que definiremos os seguintes pontos:
- Objetivo que queremos alcançar alinhado com a estratégia corporativa
- Âmbito e área que vamos estudar
- Pessoal encarregado da missão
- Recursos materiais destinados a tal fim
- Frequência da medição
- Fórmulas de cálculo das métricas
- Parâmetros mais adequados
- Ferramentas que usaremos para a sua interpretação e registo: diagramas, folhas de verificação, gráficos de controlo, histograma, diagrama de Pareto, estratificação, diagrama de dispersão…
- Processo de seguimento dos indicadores
- Medidas corretivas
Tipos de indicadores de qualidade para medir a produtividade
Chegados a este ponto, como avaliamos a produtividade da empresa? Para conhecer a relação existente entre os bens e serviços produzidos e os recursos e tempo utilizados em tal propósito, podemos utilizar os seguintes indicadores de qualidade:
- Rácio de atividade. Com ele poderemos estabelecer o tempo real que dedicamos a desenvolver atividades laborais, desde que a pessoa ou equipa começa a trabalhar até que termina. Embora sejam similares, este indicador não tem porquê coincidir com o horário laboral em si, já que um empregado com jornada de 9 a 14 horas pode entrar minutos antes ou sair mais tarde para adiantar tarefas ou, pelo contrário, dedicar uma hora a uma pausa, períodos que não são contabilizados na métrica da atividade. Com este indicador conheceremos o tempo que requer a realização de um produto ou serviço e poderemos compará-lo com a jornada laboral efetiva, para fazer ajustes que melhorem a produtividade.
- Indicador produtividade vs. atividade. Neste caso, esta métrica permite-nos determinar quanto tempo se destina a atividades produtivas do total de horas que o empregado ou grupo de trabalho dedica a tarefas relacionadas com o trabalho. Por exemplo, um contabilista pode passar 8 horas ao dia a trabalhar, mas só 6 são utilizadas na gestão de contas, enquanto que as outras duas são monopolizadas por chamadas telefónicas. É necessário que esta pessoa se encarregue desta atenção telefónica? Conhecendo este dado poderemos organizar funcionalmente a empresa para que seja mais produtiva.
- Tempo médio de atividade. Porquê um operário pode fabricar três unidades à hora e outro somente uma? Outra estatística que nos ajudará a optimizar os processos produtivos será conhecer o tempo médio que dedicamos à realização de um bem ou serviço.
- Uso de aplicações. Graças à informatização de grande parte dos trabalhos nas empresas, facilmente conhecemos em que medida se usam os diferentes softwares e ferramentas e durante quanto tempo. Deste modo, comprovaremos se os programas informáticos se adequam às nossas necessidades e se os empregados os manejam eficazmente. É necessário dedicar uma hora para preencher uma ficha de pedido? Talvez a aplicação apresente falhas ou o responsável que o faz não conhece corretamente o seu funcionamento. Uma mudança de ferramenta ou ações formativas para o pessoal que integra a organização ajudará a aumentar a produtividade.
- Controlo horário. Trata-se de registar a hora de entrada e saída de cada trabalhador da empresa, com o objetivo de definir o grau de cumprimento da jornada laboral. Porém, também podemos comparar este parâmetro com o resto de indicadores para avaliar a dedicação real do empregado.
Além da seleção dos indicadores mais apropriados em função dos aspectos que queremos avaliar, é importante que não percamos de vista o objetivo final de melhoria contínua da empresa. Por isso, é recomendável começar as avaliações em menor escala, para depois ampliar o intervalo de ação a mais indicadores de forma gradual, e realizar um seguimento constante das métricas, completando uma e outra vez o ciclo de produtividade (medição, avaliação, planificação e melhoria).
